採用プロセスとは？ 作り方やメリットと改善の方法、ポイントを紹介

採用プロセスとは、採用活動から内定者のフォローまで、採用活動のあらゆるプロセスを指します。採用計画の策定、求人サイトなどでの人材募集、説明会やセミナーの実施、選考・面接、さらには入社後のフォローアップなどがあります。

これらの工程を繰り返し改善していくことで、応募者の増加はもちろん、優秀な人材の採用や内定者の定着率アップ、入社後のミスマッチや早期離職などを防ぐ効果が期待できるでしょう。

採用プロセスは、次のような流れで構成するのが一般的です。

① 採用計画の策定
まずは、企業の事業計画に基づいた採用計画を策定します。経営目標の達成や課題解決のためには「どのような人材を」「いつまでに」「何人採用」するのか。人件費予算を踏まえながら必要な人材を確保・育成する計画を立てます。

ここで重要なポイントは「求める人材像」を明確にすることです。「優秀な人材」という漠然とした人材像では、自社に適した人材を採用することは困難です。必要なスキル・経験、価値観、人柄など、採用ターゲットをできるだけ具体的に言語化することによって、入社後のミスマッチを防ぐことにつながります。

② 求人サイト等を用いた人材募集
次に、人材募集のプランを考えます。人材募集の方法は、自社の採用ホームページや求人サイトなどの「広告媒体」、他にも「人材紹介」「合同説明会」など、さまざまな手段があり特性が異なります。

どのようなチャネルで募集したら自社に適した人材に出会えるのか。採用ターゲットに合った採用手法で募集ができるよう、求人サイトなどのサービス選定は慎重におこなう必要があります。

求職者に直接企業がアプローチするダイレクトリクルーティングや、自社に在籍していた人を再雇用するアルムナイ採用という新しい採用手法も出てきています。採用計画を踏まえ、自社に合う募集方法を決定しましょう。

③ 企業説明会、セミナーで求職者に企業の理解を深めてもらう
求職者に自社のことを知ってもらうためには、企業説明会やセミナーといった手段も効果的です。「企業理念やビジョン」「仕事内容」「やりがい」「社員の雰囲気」「社風や独自のカルチャー」など、自社について幅広く伝えることで、さまざまな角度から理解を深めてもらうことができます。

新卒採用では、大手就職情報サイトによる合同説明会が開かれます。合同説明会は、自社のことを知らない学生に興味を持ってもらうチャンスです。合同説明会にはさまざまな企業ブースがあり、多くの企業の情報を集めようとたくさんの学生が来場しています。「求める人材像」にアピールする手段を考えながら有効に活用しましょう。

④ 採用の選考・面接
求職者からの応募が集まったら、選考・面接のプロセスに進みます。

書類選考は、新卒者の場合はエントリーシートと履歴書、中途採用の場合は履歴書と職務経歴書、職種によってはポートフォリオなども提出してもらって、自社にとって必要な人材を判断していきます。

書類選考が終わったら面接です。面接の回数は、新卒採用の場合は３～５回、中途採用では１～３回という企業が一般的です。新卒採用の場合は、１回目は集団面接、2回目はグループディスカッション、3回目は個人面接など、形式を変えて実施します。最終面接は社長や役員がおこなうケースが多いようです。

近年はWeb面接も増え、一次面接と二次面接はオンライン、以降は対面型の面接という企業が一般的のようです。最終面接以外はすべてオンラインという企業も少なくありません。

Web面接のメリットは、日本全国もしくは海外からでも応募ができること。応募者の枠が広がれば、それだけ求める人材を採用できる可能性が高くなります。

⑤ 内定から入社後のフォローアップ
最終選考が終わったら内定を出します。ここで注意したいのは選考のスピードです。最終面接から内定通知まで時間がかかると、応募者は企業に対する興味を失い、内定辞退をする可能性が高くなってしまいます。

選考が最速のスピードでできるよう内部調整し、選考開始の段階でどのようなスケジュール感で採用をおこなうのか事前に明示できるといいでしょう。

また、内定を出しても採用活動は終わりではありません。内定承諾から入社まではもちろん、入社後も新入社員が不安なく働けるようにフォローを続けていくことが必要です。

このプロセスで手を抜いてしまうと、内定辞退や早期離職という結果につながりかねません。内定後も入社意欲を高める懇親会や面談をおこなったり、定期的に連絡したりするなどして、フォローアップを続けていきましょう。

入社後もメンター制度やOJTなどの人材育成の施策を実施し、新入社員をサポートしていくことが必要です。近年は、新入社員が早期に組織に馴染み、力を発揮できるよう、オンボーディングを実施する企業も増えているようです。

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採用プロセスを設けることには、大きく分けると3つのメリットがあります。

・求人への応募人数を増やすことで理想の人材を集めやすくなる
応募者の数をある程度増やすことができないと、求める人材を採用できる確率が低くなってしまいます。適切な手段で求人募集をおこない、理想の人材にアプローチできる可能性を高めましょう。応募者の数が増えれば、それだけ自社に必要な人材を採用しやすくなるでしょう。

・入社前の企業イメージを深めることで、離職率を下げられる
新入社員の離職の理由としてよく挙げられるのは「思っていた会社と違った」です。求人募集や会社説明会などで仕事内容や社風について詳しく伝え、企業理解を深めてもらうことで入社後のミスマッチの軽減につながります。求める人材像を明確にし、自社とマッチした人材を採用できれば離職率も下げられるでしょう。

・適切なコストで採用活動を進められる
近年は採用方法が多様化し、求職者が注目している情報も人によって異なります。求める人材像が不明確なまま、ターゲットと合致しない求人サイトなどで募集を続けても、応募者の増加は期待できないでしょう。採用プロセスを見直すことで、不要な情報発信や人件費を削減し、適切なコストで採用活動を進められそうです。

採用プロセスの見直しが必要なのは、以下のような問題が起こっているときです。

・応募が来ない、少ない
応募者がいなければ、採用活動を進めることはできません。応募者が来ない・少ない場合は、自社の魅力を適切にアピールできていない可能性があります。求人情報や説明会におけるPR内容を考え直す必要があるでしょう。

・自社が求める人材が応募してこない
応募はあっても、採用したい人材がこない。この場合は、自社が求める人材に対して効果的にアピールできていない可能性があります。求人情報や説明会におけるPR内容だけでなく、選考基準も見直した方がいいでしょう。

・内定辞退や早期離職が多い
内定辞退や早期離職が多い場合は、求職者とのミスマッチが生じている、あるいは、自社の魅力を適切にアピールできていない可能性が高いです。また、内定者へのアフターフォローや人材育成の施策に課題があるとも考えられます。採用プロセス全体を見直して、早急に手を打つ必要があるでしょう。

・入社した人材が活躍してくれない
入社した人材が活躍してくれない場合は、採用のミスマッチや人材育成の施策に課題がある可能性が高いです。「求める人材像」や「求人内容」「選考の基準・方法」「人材育成の手法」など、採用プロセス全体を見直す必要がありそうです。

上記のような問題が起こっていたら、できるだけ早く採用プロセスの改善をする必要があります。「採用計画の策定」「求人サイト等を用いた人材募集」「企業説明会やセミナー」「採用の選考・面接」「内定から入社後のフォローアップ」など、採用プロセスの段階ごとに、それぞれの課題を洗い出し、次の方法で改善していきましょう。

採用は多くの企業にとって悩ましい課題ですが、採用プロセスを見直すことで、採用力を向上させることができます。応募者を増やすことも、内定者の定着率を高めることも可能でしょう。採用プロセスは作成後に適度に見直しをすることで、より精度を上げて成果を出せるようになります。本記事を参考にして、どのプロセスに課題があるのかを確認し、より効率で優秀な人材を獲得できるよう、採用活動を改善していきましょう。

ライタープロフィール
鈴木にこ／ライター
求人メディアの編集者を経て、フリーランスとして活動中。派遣・新卒・転職メディアの編集協力、ビジネス・ライフスタイル関連の書籍や記事のライティングをおこなう。