採用の定員がオーバーした時の注意点、メールの例文や作成ポイントを紹介

採用・不採用の結果は、早めに連絡することが大切です。就職・転職活動をしている方々は、履歴書やエントリーシートの作成、面接などで忙しい日々を送っているかもしれません。不採用になった場合、志望企業の枠を広げる必要もあるでしょう。そのため、できるだけ早く結果を知ることを望んでいるはずです。

とはいえ、面接当日や翌日では、逆に早すぎて慎重に検討していない印象を与えてしまうかもしれません。採用の定員がオーバーした時のお断りメールは、可能であれば、書類選考から２～３日後、遅くとも１週間以内には通知するのが望ましいでしょう。

採用のお断りメールの内容は、企業によってさまざまです。あまりにもあっさりしていたり、形式的すぎるメールでは、相対的に自社への印象を悪くしてしまったり、応募者の心証を害してしまったりして、SNSなどを通じて世の中に拡散されてしまうかもしれません。

採用の定員がオーバーした時のお断りメールは、応募者の気持ちに配慮し、相手を傷つけたり、不快にさせたりしないような内容にすることが大切です。できるだけ応募者の気持ちに寄り添うよう心がけましょう。

採用のお断りをする場合、企業側から応募者に対して「不採用の理由」を説明する義務はありません。不採用の理由を伝えてしまうと、後々トラブルになってしまうかもしれません。お断りの理由は具体的に記載せず、「求人への応募が多数につき」「採用枠が狭いこともあり」といった文言にとどめておくのが無難です。

採用の定員がオーバーした事実をお伝えすれば、応募者も自身のスキルや経歴、過失などが原因ではないと理解できるので、選考結果に納得しやすくなるのではないでしょうか。

応募者の中には、採用のお断りメールに対して返信をして「不採用の理由」について具体的に尋ねてくる方もいるかもしれません。その場合も「採用の定員をオーバーしてしまい、ご期待に添いかねる結果となってしまいました」などとお伝えして、具体的な理由については説明しないほうがいいでしょう。

採用のお断りメールであっても、「不採用」という直接的な表現は避けることをおすすめします。否定的な文言は、応募者を傷つけてしまったり、冷徹な印象を与えたりすることがあるかもしれません。直接的な表現は避けて、「残念ながら」「ご期待に添いかねる結果に」などといった間接的な表現をしたほうがいいでしょう。

同様に採用のお断りメールであっても、応募者に対して礼節を欠いた態度は望ましくありません。結果的には不採用であったとしても、応募者への感謝は忘れないようにしましょう。

履歴書やエントリーシート、職務経歴書の作成、面接などの時間の割いてくれたこと、また多数の求人の中から自社を選んだ応募くれたことへの感謝の気持ちを伝えることが大切です。

採用のお断りメールを送る際、特に注意しなくてならないのは、メールの誤送信です。「採用通知が来た後で不採用メールが届いた」「２度も不採用通知が来た」「応募もしていないのに採用のお断りメールが来た」などといったミスをしてしまうと、求職者や社会の信用を失ってしまいます。

それだけではなく「個人情報を適切に扱えない会社」「コンプライアンスを守れない企業」といった悪評が広がり、企業イメージを著しく損なってしまうおそれがあります。

採用のお断りメールは、慎重な対応を心がけたほうがいいでしょう。担当者1人ではなく、複数の人間がチェックできるようにして、ダブルチェック、可能であればトリプルチェックができる体制を作っておくことをおすすめします。複数人で入念に確認すれば、送信ミスを防止することにつながります。

応募者の履歴書やエントリーシート、職務経歴書には、住所・氏名・生年月日・学歴・職歴といった個人情報が含まれており、個人情報保護法の対象となっています。 採用活動の際は、履歴書や職務経歴書などの書類の利用目的や不採用の場合の取り扱いを明記し、厳守することが求められています。

応募者が提出した履歴書や職務経歴書は、破棄するのか、返却するのか、事前に決めておくようにしましょう。採用のお断りメールにも、どのように書類を取り扱うのか、一言添えておくことをおすすめします。

応募者は、選考結果を一刻も早く知りたいと願っているはずです。できるだけ簡潔に、わかりやすく、選考結果をお伝えするのが望ましいでしょう。

応募者の気持ちに配慮してお断りメールを作成しようとすると、言い訳めいた冗長な文章になりがちです。採用の定員がオーバーした時は、特にまわりくどい内容になってしまう傾向があるようです。

メールの文章を作成したら、不必要な文章はないか、重複している箇所はないか、必ずチェックするようにしましょう。初めて採用のお断りメールを作成する場合は、上司や先輩など、第三者に見てもらい、わかりやすく簡潔な内容になっているか、客観的な視点でチェックしてもらうことをおすすめします。

採用のお断りメールで、もっとも大事なポイントは「誠意を伝えること」といえるかもしれません。多くの求人の中から自社を選んで応募してくれたことへの感謝の気持ちを、心を込めてお伝えしましょう。

採用のお断りをすることに変わりはありませんが、メールの内容次第では、応募してくれた方も「この企業を志望して良かった」と前向きな気持ちになってくれるはずです。また、「今回は採用されなかったけど、いい会社だったな」と思ってくれるかもしれません。

応募者は、求職者であると同時に、自社の商品やサービスを利用しているお客様であることが少なくありません。あるいは、これから利用してくれる、潜在的な顧客であるともいえます。

前述した「応募者の気持ちに配慮する」「不採用という表現は避ける」「応募者への感謝を忘れない」などのポイントに留意して、自社に対して好感を持ってもらえるような内容を心がけましょう。

今回の採用活動では定員をオーバーして不採用にしてしまったとしても、次回募集の際には前向きに検討したい応募者もいるでしょう。そういう場合は、次のような文章をメールに添えることをおすすめします。