オンボーディングとは？ 意味や目的、プロセスと実施のポイントを紹介

似たような意味で使われているOJTは、実務を通して仕事を教える教育・育成手法を指します。一方オンボーディングには企業文化や人間関係など環境全般に馴染むためのサポートも含まれ、OJTよりも幅広い意味を持っています。

新人研修やスキルアップ研修、メンター制度、歓迎会やランチ会、1on1、内定者同士の交流会など、採用にまつわるすべての活動が含まれていると考えると理解しやすいのではないでしょうか。

メンター制度や1to1などの機会を提供し、新入社員や中途採用社員一人一人の不安を解消して組織に早く馴染めるよう支援することにより、早期離職の防止を目指します。

企業文化や社内ルール、業務に必要な知識などをわかりやすく伝え、新メンバーが新しい環境下で能力を十分に発揮できるようになるまでの時間を短縮します。新入社員の場合はビジネスマナーなど社会人の基礎知識を学べる機会も提供します。

一般的な新人研修ではトレーナーに、OJTではチームに教育が任されます。一方、オンボーディングでは人事部が体系的にさまざまなプログラムを提供し、トレーナーや配属先に関わらずすべての新入社員・中途採用社員が平等で十分な教育機会を得られるようにします。

新卒就職者の3年以内離職率は、大卒で31.2％、高卒で36.9％（厚生労働省調査、2020年）となっていて、特に100人未満の中小企業では30～99人規模で39.1%、5～29人規模で49.4％（いずれも大卒）など高い傾向があります。離職率の数値は直近10年ほど同程度で推移しています。こうした状況をふまえ、新入社員を会社に定着させて早期離職者を減らす試みとして、オンボーディングが注目されています。

離職率が高止まりする一方で、新たな人材を採用するコストは上昇見込みです。厚生労働省は2019年に6,925万人である20～64歳人口が2040年までに5,543万人まで減少すると予測しています（厚生労働白書2020年版）。企業にとって人材不足が深刻化すると見込まれるなか、オンボーディングの重要性は増しているといえるでしょう。

2020年以降のコロナ禍では新入社員が一度も会社に出社せずにオンラインで研修を受け、業務を習得していくといった今までにない事態が生じました。そこで課題として取り上げられているのが、「人間関係の構築が難しい」「戦力となるまでに時間がかかる」などです。

今後はリモート環境でも新入社員が早期に定着・活躍できるよう、リアルかリモートかにかかわらず同じように成果を上げられるオンボーディングの構築が求められています。

前述したように今後も人材不足は続き、採用コストは増加する可能性があります。しかし、オンボーディングにより離職率を抑制できれば、新たに人材を採用するコストの削減が期待できそうです。

新しく参加したメンバーが即戦力となって活躍すればチームの生産性アップが期待できます。同時に、新卒や中途入社で入った社員にとっては会社に貢献していると実感でき、職場に定着しやすくなり、企業の業績向上にもつながるでしょう。

オンボーディングでは一定の数値目標を達成するために、各種の面談やメンター制度、懇親会など多様な施策を実施することが一般的で、最近ではオンライン施策の標準化も急がれています。オンボーディングの実施により採用全般の人材育成施策を強化・アップデートすることが可能となるでしょう。

メンター制度ではメンターを務める先輩社員の側にもコミュニケーションを通じた学びや気づきがあるといわれています。オンボーディングの各種施策は既存社員を巻き込んだ活動で横のつながりの強化や組織の活性化に役立ち、結果として既存社員を含めた従業員エンゲージメントの向上につながると期待できます。

一方、オンボーディングのデメリットとしては体制を整備するために時間とコストがかかること、オンボーディングを実施してから成果が出るまでに一定の時間を要することなどが挙げられます。しかし、現在では上記に挙げたようなメリットに着目し、自社に合ったオンボーディングを構築することが重視されています。

オンボーディングは入社前の内定者の段階から実施します。特に新卒採用者の場合は内定から入社までの期間が長いので、この間の施策が重要です。内定者の疑問や不安を払拭し、入社意欲を高められるよう促すとともに、企業が内定者とのコミュニケーションにより信頼関係を確立させる取り組みが必要です。中途採用社員の場合は内定から入社までの期間が短いですが、入社前面談や社内報送付などの施策が有効でしょう。

▼施策例
・入社前研修
・内定者インターン
・内定者同士の交流会
・先輩社員との懇親会や座談会
・会社見学
・定期面談
・社内報などの資料送付
・課題図書や通信教育の提供

入社直後、新入社員にとっては最も不安が大きく、同時に学ぶ意欲も高い時期です。そこで、職場に早く馴染んでもらうため、企業独自の文化やルールを学び業界や仕事への理解を深める場を提供します。このように一人一人の不安を解消する施策も重要です。

この時期、新卒社員には一定の研修プログラムがある一方、中途採用社員は即戦力として期待されすぐに実務に就くことが多く、十分なオンボーディングが実施されない場合もあり得ます。中途入社でもオンボーディングが必要不可欠と認識しましょう。

▼施策例
・社長や経営陣による講義
・企業理念・文化やルールを学ぶ研修
・業界の知識や技術についての理解を深める研修
・社内の各部署、施設見学会
・ランチ会、歓迎会、交流会
・同期会
・質問窓口、相談係の設置
・OJT
・新入社員に対して個別に、最初の短期目標の設定と達成までのサポート
・新入社員が学びの成果を発表する機会の提供

新入社員が配属され業務に就いたあとも3ヶ月後、半年後、1年後…と定期的・継続的なフォローを実施します。ここでは、新入社員が職場に順調に馴染み定着できているかを確認する作業が必要です。また、横のつながりを促進する定期的な交流会も有効でしょう。

▼施策例
・メンター制度
・1to1
・所属部署や同期など、多様なグループでの交流会
・定期的なスキルアップ研修

実施前にはオンボーディング全体の制度設計と個別プログラムのマニュアルや資料、トレーナーの選定などの準備が必要です。オンラインで実施する場合には必要な機材やチャットツールなどの手配と事前テストも欠かせないでしょう。

たとえば、入社から3ヶ月後に新入社員が「一定のスキルを習得している」「自らの3年後までのキャリアプランを立てる」など、オンボーディングの目標を明確に設定します。そのうえでオンボーディングを実施して目標達成度を測定し、施策を評価して改善していくPDCAサイクルを回します。

直属の上司や先輩による縦のサポート、同期入社や同年代同士でコミュニケーションを深める横のサポートに加え、直属以外の上司や先輩などに相談できる斜めのサポート体制など、支援のしくみを多層的に整えることで、新入社員が人間関係を構築し組織に馴染みやすくなります。

新入社員が離職する大きな理由のひとつが「入社前後のギャップ」、つまり期待値のズレです。待遇や労働条件はもとより、求められる役割、業務内容などについて企業が求める期待値と本人が思い描くキャリア像のズレがしばしば生じます。入社前からお互いの期待値の入念なすり合わせをはかることで、期待外れとなる事態を避けることができるでしょう。

目標を細かく設定する手法をスモールステップ法といいます。早期達成が見込める目標を細分化して設定しその達成を周囲がサポートすることで、成功体験を積み重ねていくことができるでしょう。新入社員の戦力化と本人の成長のために、このようなスモールステップ法は効果的ともいえます。

配属部門や人事部門だけでなく、すべての部署や従業員が新卒や中途採用の社員を歓迎しサポートするという意識づけも必要です。オンボーディングに関して社員一人一人が当事者意識を持って、たとえば、「職場での挨拶や声掛けを増やす」「ビジネスチャットでは新人の投稿に「いいね」やコメントを残す」というように、日常的なコミュニケーションを活性化することが有効でしょう。