身元保証書とは？ 民法改正による変更点と入社時に提出を求める目的、書き方や注意点を紹介

身元保証書とは、企業が内定を受諾した社員に提出を求める書類のひとつです。身元保証書の提出は内定を受諾した社員の義務ではないため、提出しないことによる法的な責任は発生しません。しかし、雇用側が必要だと判断した場合には要求することが可能です。

身元保証書では、入社時に社員の身元を保証する「身元保証人」を設定します。万が一、社員が故意または過失によって企業に何らかの損害を与えたとき、第三者である身元保証人が本人とともに責任を負う契約を交わします。

身元保証書は、賠償金額が本人の支払い能力を超える場合、本人とともに身元保証人に賠償請求することができます。社員の故意または過失によって企業に損害を与え、それが労働契約に違反するものであった場合、「債務の不履行」にあたり、損害賠償請求が認められます（民法第415条）。

▼企業が被る被害例
・商品や備品の紛失・盗難
・資金の横領
・機密情報の流出
・個人情報の漏えい
・SNSへの誹謗（ひぼう）中傷の書き込み

ただし、2020年4月の民法改正によって、身元保証契約の際に賠償額の上限を決めることが企業に義務付けられました。身元保証書に上限額が記載されていなければ、身元保証契約そのものが無効となります（民法改正に至った背景については後述します）
2020年4月1日以降に締結された契約についてのみ適用されるため、これ以前に取得した身元保証書については変更の必要はありません。

身元保証書には損害賠償以外にも、いくつかの目的があります。企業にとってメリットにもなり得る、身元保証書の3つの目的について見てみましょう。

身元保証書は、企業側が書面を作成し、身元保証人＝社員の身元を保証する第三者が署名・押印します。身元保証書の書き方に法的な定めはありませんが、以下の内容を記載することが一般的です。

・保証期間を定める（未記載の場合は３年になる）
身元保証書の保証期間は、身元保証法第2条第1項で最長５年間と定められています。未記載の場合は、３年で保証期間が失効します（同法第1条）。必要に応じ更新を検討しましょう。

・損害賠償の上限額（極度額）の明記
損害賠償の上限額は企業が自由に設定できますが、一般的に支払い可能な金額に設定しておいたほうがいいでしょう。

・身元保証人の連絡先
身元保証書には、「本人と連絡が取れなくなった際の緊急連絡先の確認」という役割があります。身元保証人の住所、氏名、続柄、電話番号、携帯電話の番号、メールアドレスといった記入項目を作り、社員と連絡が取れなくなった際には、連絡が取れるようにしておきましょう。
 

身元保証書に関する注意点を紹介します。身元保証書の提出に法的義務はありませんが、法的なルールは存在します。以下のポイントは、必ず把握しておきましょう。

自動更新ではないため、期限を過ぎた場合は更新が必要
身元保証書は、自動更新が認められていません。「異議がない場合は同一内容で更新する」といった条文を明記しても無効とみなされます。必要に応じ更新を検討しましょう。

身元保証人に責任が及ぶ場合は、保証人への通知が必要
社員が万一、故意または過失によって企業に何らかの損害を与え、身元保証人に責任が及ぶ場合、保証人への通知が必要です。通知義務を怠った場合、身元保証人に賠償を請求できない可能性があります。企業には、社員の任務や任務地の変更があった場合、身元保証人に通知する義務もあります。

損害の責任を全額負わせることはできない
身元保証書の保証期間が長期に及んでいたり、責任範囲が無制限になっていたりすると、身元保証人にとって過大な負担となります。そのため身元保証人に損害の責任をすべて負わせることはできません。

裁判所は、身元保証人の損害賠償の責任及びその金額を定めるにあたり、被用者の監督に関する使用者の過失の有無、身元保証人が身元保証をなすに至った事由及び身元保証をなすにあたり用いた注意の程度、被用者の任務または身分上の変化その他一切の事情を斟酌（しんしゃく）する（身元保証法第5条）

身元保証に関しては、身元保証法第5条によって上記のように規定されています。身元保証人が賠償する額は、損害額そのものではありません。責任の範囲は、裁判所が合理的な金額を定めることになります。

身元保証書の提出は、あくまでも任意です。また損害賠償規定があるため、本人だけでなく、家族や親族、友人・知人など、第三者の身元保証人に責任を負わせる内容でもあります。そのため社員が提出を拒否することが考えられます。本人の不安を払拭し、トラブルを避けるためにも、以下のような説明をしましょう。

「身元保証書」と言葉がよく似ているもので「身元（身分）証明書」がありますが、「身元保証書」とは内容も目的も異なります。
「身元（身分）証明書」とは、個人が法律上の行為能力を備えているかどうかを、公の機関が証明するものです。法律上の行為能力とは次を指します。

・禁治産（※1）または準禁治産の宣告の通知を受けていない
・後見の登記の通知を受けていない
・破産の通知を受けていない

（※1）常に心神喪失状態である人物の行為能力を制限する制度。準禁治産とは、心神耗弱などの状態にある人物の行為能力を制限する制度ですが、1999年12月8日の民法改正（2000年4月1日施行）によって、成年後見制度に移行しました。

「身元証明書」は、市区町村によっては「身分証明書」と呼ぶ場合もあります。また、身元証明書が必要な場合は、本人（社員）の本籍地の市区町村役場に請求することになります。

身元保証書の提出には、金銭的なリスク回避のほか、不正防止、緊急連絡先の確認など、企業にとってさまざまなメリットがあります。ただし、身元保証書の提出は任意で、第三者の身元保証人にも責任が及ぶため、なかには提出を拒む社員もいるでしょう。企業側としては、入社する社員の不安を払拭できるよう、身元保証書の使用目的を十分に説明することが必要です。
また、2020年4月の民法改正によって、身元保証書の取り決めにも大きな変更が生じているため、採用担当者は認識をアップデートしておくことが必要です。
 

《ライター・監修者・編集者プロフィール》
ナカイマミ／編集者・ライター
求人媒体で求人広告の制作、編集記事の制作に10年以上携わった後、女性誌、生活情報誌、地域活性に関係する媒体などで多くの取材、ライティングを手掛ける。気が付けば、47都道府県を踏破。海外よりも日本が好き。

わん／監修者
弁護士として日々訴訟対応、法律問題問合せ対応、法務教育、契約審査などに携わる。雇用終了時のトラブルといった労働問題のほかに、債権回収やローン契約や社内法務教育に関する案件を経験。弁護士として法務教育の講師を実施していた経験を活かし、「分かりやすい」を常に意識した文章を作成するように心がけている。

田仲ダイ／編集者・ライター
エンジニアリング会社でマネジメントや人事、採用といった経験を積んだのち、フリーランスのライターとして活動開始。現在はビジネスやメンタルヘルスの分野を中心に、幅広いジャンルで執筆を手掛けている。