人事面談にはどのような質問例がある？目的や進め方、ポイントも紹介

人事面談とは、上司と部下が1対1で対話をして、人事評価を伝えたり、目標達成のための課題解決や進捗状況の確認などをする面談です。人事面談には、おもに以下の4種類があります。

人事面談は、人事評価の結果を伝えたり、進捗状況の確認をすることだけが目的ではありません。上司と部下が1対1で話し合うことには、次の3つの目的があります。

人事面談は、従業員の考えやスキルを把握できるだけでなく、人材育成や組織としてリスク対策にも効果があります。具体的な効果は次のとおりです。

人事面談は、話の進め方が重要です。部下は上司との1対1の話し合いに緊張しているはずです。以下のような流れにすると、面談をスムーズに進めることができるでしょう。

1）雑談から入って緊張を和らげる
人事面談は、空気づくりが大切です。人事評価を伝えるフィードバック面談や、目標達成の途中経過を伝える中間面談では、部下は緊張していることが予想されます。緊張を和らげる雑談から入り、お互いがリラックスして話ができる雰囲気をつくりましょう。

２）まずは部下を褒める
人事面談は、いきなり指摘や注意をするのではなく、最初に褒めることが必要です。まずは、部下のこれまでの成果を褒めましょう。人事評価も良かった点から伝えましょう。総合評価としては下がっていても、評価が上がっている項目があれば、その点を褒めることが大切です。無理に褒める必要はありませんが、「自分の頑張りを認めてもらえた」と感じてもらうことで、改善点の指摘なども聞いてもらいやすくなるでしょう。

３）部下の話をよく聞く
人事面談では、部下の話をよく聞くことが重要です。目標やKPIが達成できていなかった場合、本人の口からその理由や原因について語ってもらいましょう。部下の話を途中でさえぎったり、相手を否定するような発言はNGです。
最後まで話を聞き、相手に「聞いてもらえた」と安心感を与えることが大切です。話のポイントごとに要約したり、別の言い方で確認しながら、部下の言いたいことをしっかりと理解しましょう。

４）質問がないか確認し、疑問が残らないようにする
人事面談は、部下に納得してもらうことが重要です。人事評価が低かった場合、部下はその評価に納得がいっていないことがあります。目標の数字やミッションの意味を理解できていない場合もあります。質問がないか確認し、疑問が残らないようにしましょう。
部下のモチベーションが下がっている場合は、原因を探り、取り除く努力をすることも必要です。質問がない場合は、上司から質問し、相互理解を深めましょう。

５）目標が達成できなかった場合は、改善方法を一緒に考える
目標達成は、人事評価の重要な指標の一つです。目標を達成できなければ、評価が下がり、給与が下がる場合もあります。目標が達成できなかった場合は、改善方法を一緒に考えましょう。部下と一緒に原因を探り、次回は達成できるようにサポートしていくことは、上司の重要な仕事です。上司自身も、無謀な目標ではなかったか、到達点を明らかにしていたかなど、目標設定について振り返ってみることが必要です。

6）次の目標設定について、部下と話し合う
最後に次の目標設定について部下と話し合いましょう。目標設定は、「達成可能であること」「部下が自ら決めること」「達成基準を明確にすること」が重要なポイントです。達成不可能な目標や、達成基準が曖昧な目標を設定したり、上司から目標を押し付けるのはNGです。
達成可能かつ到達点が明確な目標を自ら設定することで、部下のモチベーションは向上します。目標達成に向けた具体的なアクションプランについて話し合い、部下が自ら改善ポイントを見つけ、適切な目標を設定できるようサポートしましょう。

人事面談は、上司が質問し、部下が答える形式が一般的です。適切な質問をすることによって、部下の課題や改善点、本音などを引き出し、人材育成につなげることができます。代表的な質問例を紹介します。

・現在、仕事で感じている課題と改善点は何か
人事面談では、部下が仕事で感じている課題と改善点を質問します。目標を達成できなかったときや評価が下がっているときは、課題や改善点を明らかにすることが必要です。部下の自己分析が間違っている場合は、別の視点で検討することも促し、伸ばすべきポイントと改善すべきポイントを伝えていきましょう。

・担当している仕事についての感想
人事面談では、部下が今の仕事についてどう感じているのか、率直な感想を聞いてみましょう。目標が達成できない部下や、評価の良くない部下は、仕事内容とミスマッチが起こっていたり、人間関係などで悩んでいるのかもしれません。業績の良い部下も、新たな仕事に挑戦し、自分の力を試してみたいと考えている場合があります。1on1ミーティングなどで部下の本音を確認し、今後の育成プランに反映させましょう。

・目標を設定した理由
目標設定面談では、部下が設定した目標の理由を確認しましょう。先述したように、目標は達成可能であることが重要です。無謀な目標になっている場合は、目標の数値などを下げる必要があります。
逆に、無難な目標になっている場合も、部下の成長につながりません。達成可能かつ成長につながる高めの目標にすることが必要です。部下が設定した目標の根拠を確認し、適切な目標を立てられるようサポートしましょう。

・目標に対してどのような成果を上げられたか
フィードバック面談では、目標に対してどのような成果を上げられたのかを質問しましょう。また、目標達成の期間中にどのような行動を取ったのかも確認しましょう。自身の成果や行動を振り返り、自分を客観視することは、部下の成長につながります。成果は運や環境によっても左右されます。成果だけでなく、部下がどのような行動を取ったのかも確認し、成果と行動、両方を見て人事評価をすると良いでしょう。

・所属する部署にどのような貢献をしたか
組織で働く以上、チームワークは重要です。所蔵する部署にどのような貢献をしたのか、部下に質問してみましょう。メンバーと協調し、他者に積極的に協力したのか。困っているメンバーがいたら、手を差し伸べたのか。部署やチームにおける自身の役割や貢献などについて、部下の自己評価を聞いてみましょう。評価が低いようであれば、部署やチームへの貢献の仕方や、協調性の大切さを伝えることが上司の役割です。

・今の仕事に刺激を感じているか
部下が成長していくためには、幅広い興味関心を持ち、好奇心を持って物事を捉えていくことが必要です。今の仕事に刺激を感じているか聞いてみましょう。刺激を感じていない場合、現在の仕事に不満を持っているか、物足りなくなっていることが考えられます。新たな刺激を求めて、離職することも想定しておかなくはいけません。刺激を与えるために、新たな業務や目標を与えたり、異動を検討したりする必要もあるでしょう。

・今後のキャリア形成について
上司は、部下のキャリアビジョンやライフビジョンを把握しておくことも必要です。プライベートについて詳しく詮索するのはNGですが、ライフステージの変化は部下のキャリア形成にも関係してきます。今後のキャリア形成をどのように考えているのか、どんな人生のプランを持っているのか、本人に聞いてみましょう。３年後、５年後のキャリア上の目標を確認し、その実現を支援することも上司の重要な仕事です。

人事面談では、どのような話をしてもいいわけではありません。ハラスメントに該当する話や仕事に関係ない話は避ける必要があります。

人事面談を充実した内容にするには、いくつかのポイントがあります。以下の注意点を参考にしましょう。

・必ず聞く質問を用意する
人事面談は、面談の種類によって聞くべき内容も変わります。たとえば、フィードバック面談では人事評価や目標達成に関する部下の自己評価、１on１では職場における部下の悩みや困りごとだったりします。何の準備もしないまま面談にのぞむと、聞くべきことを質問できなかったり、面談の目的とはズレた質問をしてしまいがちです。人事面談をおこなう際には、必ず聞く質問を用意しておきましょう。

・「はい」「いいえ」で答えられる質問はしない
人事面談では、部下の話を聞くことが重要です。「はい」「いいえ」で答えられる単純な質問は、それ以上の話を聞けない場合があります。多くの話を聞くためには「拡大質問」が効果的です。
拡大質問とは、「どうして？」「どうやって？」「どのように？」といった意見や感想を聞くための質問です。「はい」「いいえ」「いつ」「どこ」といった単語で答えられる「限定質問」は避け、「拡大質問」を増やすようにしましょう。

・スムーズに答えられるシンプルな質問をする
人事面談では、相手が答えに困ってしまうような複雑な質問もNGです。「仕事の本質って何だと思う？」「３年後の日本経済はどうなると考えている？」などと急に聞かれても、どのように答えていいのか悩んでしまう人が多いでしょう。
また「最近どう？」「どんな調子？」といった曖昧な質問も、答えにくいものです。スムーズに答えられるシンプルな質問を用意して、部下の話をたくさん聞けるようにしましょう。

・表情やしぐさなどの変化によるサインを見逃さない
部下は、悩みや不満があっても上司には伝えにくいものです。上司は、部下の表情やしぐさなどの変化によるサインを見逃さないようにしましょう。人間関係の悩みや仕事への不満、心身のストレスは、離職につながることも少なくありません。
部下の変化や違和感に気づいたら、1on１ミーティングなどの際にさりげなく聞いてみましょう。部下の離職を防ぎ、モチベーションを高めるためには、早めのフォローが大切です。

・質問の回答をしっかり分析する
人事面談を終えたら、質問の回答をしっかり分析しましょう。部下が成果を上げるには、どうしたらいいのか。目標を達成するには、高い人事評価を得るには、悩みを解決するには、どうしたらいいのか。部下の回答を分析し、解決方法を考えましょう。スキルアップの方法を教えたり、参考になる本やセミナーを紹介してもいいでしょう。部下の能力開発を支援したり、悩みや不満を解消することは、上司の重要な仕事です。

・後々の分析で活用するために面談シートを用意する
人事面談を有効に活用するために、よく用いられるのが面談シートです。質問項目や回答、人事評価、目標、困っていること、振り返り、課題、今後やるべきこと、自身のフィードバックなどを一覧にしておくと、抜け漏れのない人事面談がしやすくなります。面談後の分析もしやすく、部下の変化にも気づきやすくなります。後々の分析で活用するために面談シートを用意して、人事面談にのぞみましょう。

人事面談で重要なのは、部下に納得してもらうことです。課題や目標に対して納得をして取り組むことが、仕事におけるモチベーションの向上につながります。そのためには、事前の準備が大切です。目標設定面談や中間面談、フィードバック面談、1on1ミーティングなど、面談の種類によって、質問すべき内容も質疑応答のポイントも変わってきます。あらかじめ質問を用意して、人事面談にのぞむことが大事なポイントです。人事面談を通して、部下とのコミュニケーションを深め、強い組織をつくっていきましょう。
 

＜ライタープロフィール＞
ライター：鈴木にこ（ライター）
求人メディアの編集者を経て、フリーランスとして活動中。派遣・新卒・転職メディアの編集協力、ビジネス・ライフスタイル関連の書籍や記事のライティングをおこなう。

編集：田仲ダイ（ライター）
エンジニアリング会社でマネジメントや人事、採用といった経験を積んだのち、フリーランスのライターとして活動開始。現在はビジネスやメンタルヘルスの分野を中心に、幅広いジャンルで執筆を手掛けている。