派遣に関する法律
勤怠とは？勤怠管理の方法やポイントについて解説
勤怠とは、簡単にいうと「従業員がいつ、どのくらい働いたか」を表すものです。従業員の勤怠状況の管理業務を、勤怠管理と呼びます。これには出退勤時間、休憩時間の管理のみならず、休日や有給休暇の取得についても含まれています。勤怠管理を適正におこなうことは働き方改革にもつながるものとして、近年注目が高まっています。
本記事では、勤怠管理の概要をはじめ、勤怠管理で必要な項目や具体的な方法などについて、くわしく解説します。
目次
勤怠とは
人事や総務部門などでは日常的に耳にする「勤怠」という用語ですが、本章ではその意味や混同されやすい「勤務」「出勤」との違いについて解説します。
勤怠の概要
勤怠とは、出退勤や休日などを含めた「従業員の勤務状況」を意味しています。従業員の勤怠を正確に把握することは、労働基準法における企業の義務です。
詳しくは後述の「勤怠管理に必要な項目」で解説していますが、「勤怠」には、遅刻・早退の回数や休憩時間、残業時間、有給休暇の取得状況などが含まれます。
「勤怠」「勤務」「出勤」の違い
勤怠と類似する言葉として、ここでは「勤務」と「出勤」を取りあげます。
「勤怠」は出退勤の時刻や労働時間・休憩時間など、労働時間の実績そのものを表現することが特徴です。
一方で「勤務」は従業員が会社組織で働く様子を指し、雇用されている状態という意味合いを説明することが多いものです
「出勤」は一般的に従業員が会社に行き仕事を開始することを指します。ただし、仕事を開始する場所は会社に限定されず、営業先へ直行する場合やリモートワークで勤務を開始する場合も「出勤」に該当します。
～勤怠・勤務・出勤の使用例～
勤怠…Aさんは正当な理由なく遅刻をするため、勤怠不良だといえる。
勤務…私は食品業界の会社で、勤務しています。
出勤…明日は10時から出勤します。
勤怠管理とは
勤怠管理は企業にとって欠かせない業務であり、正しく管理することで労使双方にメリットがあります。勤怠管理の概要と目的・必要性を理解し、適正な管理につなげましょう。
勤怠管理の概要
勤怠管理とは、従業員の労働状況を正しく把握することです。2019年4月の労働安全衛生法の改正によって、企業に対し労働時間の客観的な把握が義務づけられました。
勤怠管理では、出退勤の時刻や総労働時間など、従業員が会社で過ごす時間と同様に休暇や欠勤状況の管理も必要です。
また勤怠に関する書類には保存義務があり、労働基準監督署などに提出を求められた場合はそれに応じられるよう体制を整えておかなければなりません。
つまり、「勤務状況の客観的な把握」と「関連書類の調製・保存」が勤怠管理のポイントとなっています。
【参考】厚生労働省｜「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
勤怠管理の目的と必要性
勤怠管理の目的は、主に以下の4つがあげられます。
1. 適正な給与の支給
2. 労働時間および休憩時間の把握
3. 残業時間の管理
4. 休日や有給休暇の付与
労働基準法では、1日8時間、1週間に40時間（＝法定労働時間）を超えて労働させてはいけないことになっています。これを超える業務は時間外労働（＝残業時間）として把握しましょう。
上記の法定労働時間を超えて残業をさせる場合、労使間での36（サブロク）協定の締結および労働基準監督署への届出が必要となります。
また36協定を結んだ場合でも、時間外労働の上限時間は特別な場合を除き、月45時間、年間360時間とされており、2019年の法改正以降、上限に違反すると罰則が課せられる可能性があります。（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）
【参考】厚生労働省｜「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
そのほか、2019年の同法改正により、年次有給休暇が10日以上付与される従業員に対し、最低でも5日分の有給取得が義務づけられました。適切な勤怠管理は、有給休暇の取得状況の正確な把握にもつながるため、法令遵守の観点からも重要です。
【参考】厚生労働省｜「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
勤怠管理の対象
勤怠管理は一部の例外を除き、基本的にすべての労働者が対象です。ただし、勤怠管理における項目のうち、労働時間や時間外労働の管理について適用対象外となる事業や人が定められています。例外の内容を把握し正しく管理していきましょう。
【労働時間の規定の適用対象外となる事業や人】
● 農業・水産業等
● 管理監督者の立場にある人
● 機密の事務を取り扱う人
なお、医師・建設業・自動車運転業については労働時間の上限規制対象外でしたが、猶予期間が終了し、2024年4月よりこれらの業種にも労働基準法の時間外労働規制が適用されるようになりました。
また、以下の2つについては、労働基準監督署の許可を得た場合のみ労働基準法上の労働時間・休憩及び休日に関する規定の適用対象外となります。
● 監視または断続的労働に従事する人（労働基準監督署の許可が必要）
● 宿日直勤務の人
上記事項に当てはまる事業や人は、あくまでも労働時間の規制といった一定の事項について対象外となるだけであり、勤怠管理においては原則すべての労働者が対象です。雇用形態による区別はないため、パートやアルバイトなど全労働者について、勤怠管理が必要になります。
派遣社員に関しては、派遣元企業が管理義務を請け負いますが、実際に勤務するのは派遣先企業となるため、勤怠など実務上の労務管理は派遣先が把握しているケースもあります。実態に即した漏れのない管理が重要です。
勤怠管理に必要な項目
ひとくちに勤怠管理といっても、その項目は多岐にわたります。勤怠管理において、最低限必要な項目は以下のとおりです。
● 出退勤時間
● 労働時間/休憩時間
● 残業時間（時間外労働・深夜労働・休日労働等）
● 出欠勤日数
● 有給取得日数
● 遅刻/早退等の回数
各項目の詳細についてみていきましょう。
【出退勤時間】
出勤時刻と退勤時刻を客観的に記録します。これは、労働基準法第109条で定められているものです。
【労働時間/休憩時間】
労働時間と休憩時間を把握します。この場合の休憩時間は、従業員が「完全に労働から離れていること」が求められます。お昼休みに電話番をしながら休憩を取るというような状態は認められません。
なお、労働基準法第34条により、6時間を超える場合は45分、8時間を超える場合は1時間の休憩を与えなければならないこととなっています。
【残業時間（時間外労働・深夜労働・休日労働）】
残業時間には、大きく分けて「法定内残業」と「法定外残業」があります。
法定内残業とは、所定労働時間が1日8時間未満となっている場合に、所定労働時間を超えて8時間までの労働を指すものです。たとえば、所定労働時間が1日7時間の会社において、8時間勤務した場合は、1時間が法定内残業となります。
法定外残業とは、1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた労働を指します。法定労働時間を超えた分は、超えた時間数に応じて割増賃金を支払わなければなりません。
割増賃金率が法律で定められており、法定時間を超えた分は25％以上、さらに時間外労働が月60時間を超えたときは、50％以上の割増賃金を支払う必要があります。
深夜労働とは労働基準法上、夜22時から翌朝5時の時間帯に働くことをいいます。この時間の労働に対しても25％以上の割増賃金が法律で定められています。
休日労働は、労働者が雇用契約上、労働の義務を負わない日に出勤する場合の労働を指し、この場合は35%の割増賃金を支払わなければなりません。
労働基準法上、企業は従業員に対し、1週間に1日または4週間に4日の休日を与えなければならないこととなっており、これを「法定休日」と呼んでいます。
この「法定休日」が「労働の義務を負わない日」となっており、この日に働いた場合は休日労働となるのです。
【出欠勤日数】
労働者の出勤/欠勤日数を管理します。この出欠勤の管理は、有給休暇の付与の条件（出勤率8割以上の労働者）を把握する際にも役立ちます。企業によっては、欠勤がないことを賞与や手当の支給条件にしている場合もあります。
【有給取得日数】
有給の取得日数をはじめ、有給の残日数や取得状況、有効期間等を把握します。有給休暇は、法律で2年間の有効期間が定められており、それを過ぎた分は権利が失効していきます。
一般的には、有給休暇に関する情報をまとめた「有給休暇管理簿」といった名称の帳簿を用いて管理するケースが大半です。
【遅刻、早退等の回数】
ノーワークノーペイの原則に基づき、遅刻や早退分は給与からの控除が一般的です。また労働基準法により、労働時間は「1分単位での把握」が求められているため、たとえば10分の遅刻を15分に繰り上げ、15分を1単位として給与から控除するという処理は認められていません。
【参考】大阪労働局｜よくあるご質問（時間外労働・休日労働・深夜労働）
【参考】東京労働局｜働き方のルール 労働基準法のあらまし
勤怠管理の方法
勤怠管理には、複数の方法が存在します。ここでは、代表的な勤怠管理の方法として、3つの内容を紹介します。それぞれの概要やメリット・デメリットを把握し、自社の環境に適した管理方法を導入しましょう。
タイムカード
タイムカードは、従業員がタイムカードレコーダーに専用のカードを挿入することで、出勤・退勤時刻が打刻される仕組みです。
メリット
タイムカードは、「タイムレコーダー」と「専用のカード×従業員分」を用意するのみで運用が開始できるため、少ないコストで簡単に導入できます。インクや専用のカードがなくなれば補充する程度であり、ランニングコストも抑えられる点が魅力です。
また、出退勤時に「タイムレコーダーにカードを挿入する」というシンプルな手順であるため、誰でも簡単に利用できます。
デメリット
タイムカードは、「打刻モレが発生した場合の状況確認」や「間違いに対する修正対応」など、企業担当者の管理が煩雑になる傾向にあります。また、打刻済みのタイムカードを保管する場所も必要です。不正打刻や虚偽の申請など、ごまかしが発生しやすいため、不正防止への対策も欠かせません。
エクセル
エクセルでの勤怠管理では、従業員に「エクセルファイル」を付与し、各自で出退勤の時刻を記入してもらいます。
メリット
エクセルがあればすぐに開始できるため、Microsoft社のエクセルがインストールされたパソコンを使用すれば、初期費用やランニングコストもかかりません。関数やマクロを使って目的に応じてカスタマイズすれば、計算もスムーズになるでしょう。またデータで完結するため、保管場所が不要な点もメリットだといえます。
デメリット
エクセルでの勤怠管理は、各自で出退勤の時間を記入するため、入力の手間がかかる傾向にあります。人事や総務担当者がチェックし、入力ミスが発覚すれば、その分を修正対応するといった担当者の労力も発生するでしょう。
また、複雑な集計だと対応できない可能性があり、法改正の場合には、それに対応するような「関数の修正」などをおこなわなければならないケースも考えられます。
システムの利用
勤怠管理のシステムは、一般的に「勤怠管理システム」と呼ばれ、従業員の労働状況を把握できることが特徴です。システム内には、出退勤をはじめ、休暇や残業時間の詳細が記録されます。
メリット
エクセル入力などの手作業と比較すると、入力ミスが減少する傾向にあり、人事や総務担当者の労力を軽減できる可能性があるでしょう。
なかには、生体認証やGPSなどの不正防止に向けた製品もあり、こうした製品を選べば不正防止に役立ちます。クラウドタイプのシステムであれば、リモートワークにも対応でき、柔軟な働き方とも相性がよいといえます。
またシステムでデータを一元管理できることから、データの点在や重複対応を防止できる点もメリットです。
デメリット
勤怠管理システムの導入には、初期費用や月額費用が発生するため、コストがかかる点はおさえておかなければなりません。場合によっては、自社サーバーの構築など、インフラ環境を整備する必要もあります。
搭載された機能やサービスによって、費用も変動することから、導入を検討する場合には、費用対効果の高さを考慮するとよいでしょう。また、導入後における従業員に向けた「操作方法のレクチャー」や「ルールの周知」も必要です。
勤怠管理のポイント
本章では実務レベルでの勤怠管理のポイントを解説します。
● 正社員以外の勤怠管理に気をつける
● 正確な労働時間を管理できるようにする
● 多様な働き方に合わせた管理・運用をおこなう
前述のとおり、勤怠管理は一部の例外を除きすべての従業員が対象です。アルバイトやパート、契約社員といった正社員以外の方の勤怠管理も、正社員同様、適切におこなわなければなりません。
たとえば、配偶者の扶養に入っているパートで、「扶養の範囲内で働きたい」という希望がある際に、労働時間の正確な把握は欠かせません。また、本記事では年次有給休暇にも触れましたが、労働基準法の条件を満たす場合にはアルバイトであっても有給の付与は必要です。
勤怠管理は把握する項目が多い分、細心の注意を払った運用が求められます。
昨今、在宅勤務を導入している企業も珍しくありません。その場合、タイムカードの使用といった従来型の管理では追いつかない状況も発生します。
その場合、パソコンの使用履歴やオンラインシステムのログイン記録などの仕組みを活用し、多様な働き方への柔軟な運用をおこないましょう。
まとめ
勤怠管理は、原則として例外を除くすべての労働者が対象です。2019年の法改正によって労働時間の適正な管理が義務付けられるようになったことや働き方改革の一環としても、世間の関心が高まっている事項です。
ただ単に勤務状況等の現状を把握するだけでなく、有給休暇の付与や残業時間の抑制などワークライフバランスの点からも重視すべき業務といえるでしょう。自社の環境や従業員の働き方などにあった柔軟な管理体制が求められます。
〈執筆監修者プロフィール〉
西本 結喜（監修兼ライター）
結喜社会保険労務士事務所代表。金融、製造、小売業界を経験し、業界ごとの慣習や社風の違いを目の当たりにしてきたことから、クライアントごとのニーズにあわせ、きめ細やかな対応を心がけている。
