事務職とは？仕事内容・種類・必要な資格、スキルについて解説

事務職の代表的な仕事として挙げられるのが、書類作成や管理です。経営や取引には契約書や申請書、請求書などさまざまな書類が必要です。事務職は、会社で必要な書類の作成や処理を担当します。  

書類はWordやExcel、PowerPointのほか、会社が指定した専用ソフトで作成します。また、有給休暇申請や扶養控除等申告書などの従業員から提出される申請書類  の確認や、保管が必要な書類の管理も事務職の仕事です。

パソコンを使ったデータ入力も事務職の仕事です。取り扱うデータは業種や部署によって異なり、代表的なものとして挙げられるのは、営業や顧客情報、マーケティング情報などです。

ExcelやAccess、会社が指定した専用ソフトで入力します。その他、従業員の勤怠情報や個人情報の入力にも携わります。

事務職がサポートする機会が多い営業職は、会議や外出で自席にいないことは珍しくありません。営業担当者の離席中に来客があった際は、事務職担当者が用件を聞いたり会議室へ案内したりします。事前に来客予定時間がわかっている場合は、会議室をセッティングすることもあります。

電話やメール対応も事務職の仕事です。会社には顧客や取引先、他社の営業などさまざまな人から電話がかかってきます。営業職や技術職などにかかってきた電話を一次受けし、適切な担当に取り次ぐことにより、全体の生産性向上につなげます。

メールについても同様です。お問い合わせ用のメールアドレスは、事務職員事務職のパソコンで受診できるようになっているケースが多くあります。問い合わせ内容を事務職員が確認したうえで、直接返信するのか担当者に引き継ぐのかを判断します。

備品の管理や発注も事務職の仕事のひとつです。パソコンの手配や管理をしたり、事務用品をはじめとした消耗品の管理や調達をします。ほかにも、郵便物の発送や仕分けも事務職員が担当するのが一般的です。会社や部署によっては、会議やイベントなどの運営を担当するケースもあります。

一般事務とは、事務職の基本的な業務全般を担当する職種です。パソコンでの作業が多いことから「OA（office automation）  事務」とも呼ばれます。デスクワークが中心のため、一つひとつの作業に対して専門的な知識や資格を求められることは少ないものの、会社によって業務範囲が異なり、中小企業や少人数の職場では業務範囲が広くなる傾向があります。

一般事務（OA事務）の仕事内容

一般事務の主な仕事内容として挙げられるのは、以下のとおりです。

●    書類作成・書類管理
●    データ入力
●    電話・メール対応
●    来客対応
●    備品管理
●    郵便物の仕分け・発送手続き

業界問わず、どの会社にも存在する業務です。ただし、営業事務や経理事務などの事務職が存在する場合、これらの事務職が一般事務の業務を兼任するケースがあります。

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一般事務とは？仕事内容や給与について解説

営業事務とは、営業部署で営業担当者の事務作業をサポートする職種です。商品やサービスを売るには、見積書や注文書などの書類が必要です。商品自体の在庫や発送の手配をする必要もあります。

営業職の人が「商品やサービスを購入してもらう」という営業の仕事に専念できるよう、それに付随する業務のサポートをすることが求められます。

営業事務の仕事内容

営業事務の主な仕事内容として挙げられるのは、以下のとおりです。

●    見積書や注文書などの書類作成
●    受発注業務や商品の仕入業務（伝票確認や在庫管理など）
●    営業活動のスケジュール管理
●    社内稟議用の資料作成
●    電話やメール対応
●    来客対応

営業事務は、IT企業やメーカー、商社など、商品やサービスを顧客に直接提供している企業に存在しています。

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一般事務とは違うの？営業事務の仕事内容

経理事務とは、会社のお金の管理や記録をする職種です。会社がおこなっているお金のやり取りが正確に処理されるよう、書類を作成したり整理したりする仕事です。

会社の規模によって経理事務が担当する業務範囲は異なり、中小企業や少人数の職場では業務範囲が広くなる傾向があります。大企業の場合は、担当範囲は狭い傾向があるものの、処理しなければならない日次業務の量が多くなる傾向があります。

経理事務の仕事内容

経理事務の仕事は「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分類されます。
日次業務はルーティン業務ですが、月次業務や年次業務は専門性が高く、会計や法律に関する知識が求められます。一般事務と同様に、業界問わず、どの会社にも存在する業務です。経理事務の具体的な仕事内容は関連サイトをご覧ください。

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経理事務とはどんな仕事？ やりがいや求められる能力の解説と向いている人を紹介

総務事務とは、会社の運営に必要なものを準備したり管理したりする職種です。備品や設備の管理や、社内外で開催されるイベントの運営も総務事務の役割です。規模の小さい会社では、人事や労務の業務を担当するケースもあります。

総務事務の仕事内容

総務事務の主な仕事内容として挙げられるのは、以下のとおりです。

●    備品の発注や管理
●    清掃業者の手配や空調・照明・防災設備の管理
●    文書管理
●    電話やメール対応
●    来客対応
●    社内イベントの企画や運営（社内旅行や忘年会など）
●    福利厚生の管理
●    社内関係者の冠婚葬祭の手配
●    人事サポート業務
●    経費精算

業界問わず、どの会社にも存在する業務ですが、前述したように人事や労務と統合されているケースもあります。従業員に対するイベントが多い会社では、総務事務として独立した職種が存在する傾向にあります。

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総務の仕事内容とは

人事事務とは、人事部が担当する仕事の管理業務を担当する職種です。採用活動が主な業務と思われるかもしれませんが、異動に関する手続きや、給与の支払いも担当します。会社によっては人事と総務を兼ねているところも存在します。

人事事務の仕事内容

人事事務の主な仕事内容として挙げられるのは、以下のとおりです。

●    社員の採用や退職、異動に関する手続き
●    採用活動
●    社員研修の準備
●    健康診断の手続き
●    社員名簿の整備や管理
●    勤怠状況の管理
●    給与計算
●    労災保険の手続き
●    年末調整の対応
●    社内関係者の冠婚葬祭の手配

人事業務の仕事内容は会社や時期によって異なる傾向があります。入社や異動が多い4月は、入社や異動する社員の手続きや研修に関する業務が中心です。新卒採用をしている会社では、3月～8月前後の時期は採用活動業務が主な業務になるでしょう。求人媒体への出稿やイベント開催、説明会などを担当します。年末時は、年末調整に関する業務が中心です。

業界問わず、どの会社にも存在する業務ですが、総務や労務と統合されているケースもあります。採用活動に積極的に取り組んでいる会社では、人事事務として独立した職種が存在する傾向にあります。

スタッフサービスの人事事務求人一覧
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人事事務として働く意義は？ 仕事内容ややりがい

金融事務とは、銀行や信用金庫、信用組合、証券会社などの金融機関で事務業務をおこなう職種です。「銀行等窓口事務」と呼ばれることもあります。お金や金融商品の知識が求められるため、専門性が高いことが特徴です。同じ金融業界であれば顧客対応や手続きなどの仕事内容が共通している部分が多く、経験者が有利な職種です。

金融事務の仕事内容

金融事務は来客応対や電話・メールの応対、データ入力、書類作成などの従来の一般事務と同じ仕事も存在します。ただし銀行や証券会社、保険会社など、業種によって仕事内容が異なり、銀行では窓口業務と後方業務の2つに分類されています。金融事務の具体的な仕事内容は関連サイトをご覧ください。

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金融事務とは？仕事内容・やりがい・キャリアパス等について解説

医療事務とは、病院やクリニック、診療所など医療機関で働く事務職です。病院では、患者の治療とともに金銭のやり取りが発生します。大きな病院であるほど、対応する患者の数も多くなります。

医療事務には、診療前後の患者とのやり取りや、医療スタッフが働きやすい環境を整えることが求められます。また、診療費用の計算には一定の専門知識が必要です。

医療事務の仕事内容

医療事務の仕事は「受付業務」「会計業務」「レセプト業務」「クラーク業務」の4つに分類されます。クラーク業務は、比較的大きな病院に配置されている業務で、外来クラークと病棟クラークで仕事内容が異なります。医療事務の具体的な仕事内容は関連サイトをご覧ください。

保険者への医療費請求時には、医療費の内容を明確に記した「診療報酬明細書」の提出が必要です。この診療報酬明細書のことを「レセプト」と呼び、一般的にひと月単位でおこなわれます。

病棟クラークの仕事は、事務だけではなく医師や看護師の秘書としての役割も求められます。

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医療事務ってどんな仕事？　給与事情や診療科による違いを紹介

貿易事務とは、海外企業と原材料や商品の取引をする際に、必要な書類手続きや進行管理などの事務業務を担当する職種です。輸出・輸入に関係する法的知識が必要となるだけでなく、海外の顧客や取引先とのコミュニケーションも求められます。

そのため、英会話や英文で書類を作成するスキルを求められることもあります。事務職の中でも専門性が高い職種といえるでしょう。貿易事務が活躍する業種には、商社やメーカーのほか、国際物流のコーディネーターとして国際運送手配・通関業務をおこなうフォワーダー（通関業者・海貨業者）や船会社、航空会社が挙げられます。

貿易事務の仕事内容

貿易事務の主な仕事内容として挙げられるのは、以下のとおりです。

●    貿易書類の作成・管理
●    通関手続き・輸送手配
●    出荷物・納品物の管理
●    電話・メール・来客対応
●    その他事務作業

貿易事務の仕事では、国内外を問わず顧客や取引先とのやり取りが発生します。国内と海外では文化が異なり、顧客や取引先の文化に合わせた対応が求められます。そのため、さまざまな国の文化や価値観を理解しておくことが必要です。

スタッフサービスの貿易事務求人一覧
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貿易事務とは？仕事内容や働くメリット、活かせるスキルについて解説

その他の事務

事務職は、会社だけではなく小中学校や高校、大学にも存在します。これらの学校で働く事務職は「学校事務」と呼ばれます。学校事務の仕事内容は学校の規模や種類によって異なり、生徒数が多い学校では、「総務課」「経理課」など細かく業務を細分化するのが一般的です。

学校事務の主な仕事内容は以下のとおりです。

●    入退学や転校、転入などの学籍に関する変更手続き
●    授業料の入金管理や奨学金の受付
●    学校施設の管理
●    広報業務
●    経理業務
●    人事業務

ほかにも、輸出入を担当するような業界で存在する事務職として「英文事務」があります。英文事務は、通訳や翻訳をはじめ、取引先に提出する資料作りなどを担当します。通訳や翻訳をする点以外は、一般事務職と根本的な仕事内容は変わりません。海外からの来客があった際は、通訳として仕事をすることもあります。

スタッフサービスの学校事務求人一覧
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スタッフサービスの英文事務求人一覧
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学校事務とは？仕事内容や働くメリット、給与について解説
輸出入には絶対欠かせない役割！ 英文事務の仕事内容

事務職では、データ入力や書類作成などパソコンを使った仕事が多く存在します。特に多く利用するソフトとして挙げられるのは、ExcelやWord、PowerPointです。会社によっては、専用のソフトを導入しているケースもあるでしょう。

そのため、はじめて使用するソフトでもスムーズに業務を担当できる人は、事務職に向いているといえます。

また、データ入力の業務が多い職場では、ブラインドタッチができるレベルであればスピーディーに業務を進められるため、重宝される可能性があります。

事務職の仕事は、書類作成や整理、データ入力など、ルーティンワークが多く存在します。大量のデータを取り扱うケースもあり、スピードや正確さとともに、集中力も必要です。

そのため「1つの業務に集中できる」「黙々と作業に打ち込める」「コツコツ進める仕事に抵抗がない」という人は、事務職に向いているといえるでしょう。

事務職の仕事はルーティンワークが多く、期限が定められた業務が多く存在することが特徴です。例えば、経理事務であれば、日次・月次・年次と分かれた業務も存在しており、それぞれに期日が設けられています。

その反面、電話や来客対応、従業員からのサポート依頼など、突発的な仕事が発生するケースがあります。その場合、自分のタスクを整理したうえで、優先順位をつけなければなりません。

そのような場合でも、臨機応変に自分のスケジュールを整理し、タスクを実行できる人は、事務職に向いているでしょう。

事務職は、バックオフィス業務を担う職種です。そのため、社内外の人とコミュニケーションをとる機会が多くあります。来客や電話応対で顧客や取引先と接する機会もあります。その際は、会社の顔として誠実に対応しなければなりません。

また、他の従業員から仕事を依頼されるケースもあります。その際に、笑顔で快く対応すると、社内の雰囲気も良くなります。気遣いや思いやりを持ったコミュニケーションをとれる人は、事務職に向いているといえるでしょう。

金融事務や貿易事務など、事務職の中には専門的な知識が求められる職種が存在します。しかし、一般事務であれば、一つひとつの業務に専門的な知識やスキルを求められることは少ないため、未経験からでも仕事に就ける可能性があります。

パソコンを使った業務も働きながら覚えられるものが多いため、基本的なパソコン操作やオフィスソフトを扱えるのであれば問題ないはずです。スタッフサービスでは、未経験OKの事務職の求人を約22,000件（2024年10月時点）も取り扱っています。

スタッフサービスの未経験OKの事務職の派遣求人一覧
https://www.staffservice.co.jp/job/list/t/c/g/01/s/k/p/%E6%9C%AA%E7%B5%8C%E9%A8%93OK/

派遣で事務職として働くメリットとして、以下の2つが挙げられます。

●    職場を見つけやすい
●    派遣会社のスキルアップサポートを受けられる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

職場を見つけやすい

厚生労働省の調査によると、2024年8月における事務従事者の有効求人倍率（有効求人数÷有効求職者数）は0.42でした。これは全職業の中で最も低い倍率です。この結果からも、社員として事務職に就くのは難しいことがわかります。

参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和6年8月分)」

スタッフサービスでは事務職の求人数が約27,500件（2024年10月時点）と、派遣で紹介できる求人を取り扱っています。派遣スタッフとして事務職に就くことは選択肢のひとつといえるでしょう。

スタッフサービスの事務職の派遣求人一覧
https://www.staffservice.co.jp/office/

派遣会社のスキルアップサポートを受けられる

事務職には未経験OKの求人が多いとはいえ、スキルに自信がない人もいるでしょう。派遣会社であれば、スキルアップサポートを受けられるところが存在します。

社員として事務職を目指す場合、独力で勉強するしかありません。派遣会社のサポートでスキルアップをすれば、自信を持って応募できるでしょう。

スタッフサービスグループでは、OA研修やビジネスマナーなど、目的やレベルに応じた多彩な講座を取り揃え、登録スタッフのスキルアップやキャリアアップを支援しています。（※いずれもスタッフサービスに登録済みの方が対象です）

経理事務や貿易事務などの職種別のオンライン講座も存在しており、専門的な知識を無料で効率的に学べます。（※ただし、受講は抽選制で通信費用はご自身の負担となります）

※スタッフサービスグループのスキルアップサポート
https://www.staffservice.co.jp/benefits/skillup.html

賃金構造基本統計の調査によると、従業員が10人以上1,000人未満の企業における一般事務の平均年収は492万円でした。国税庁の調査によると、正社員の平均年収は523万円となっており、平均年収に比べると低いことがわかります。

ただし、上記の平均年収はあくまでも参考であり、事務職の給与は企業によって異なります。未経験でパート・アルバイト勤務であれば、時給が1,000円前後になる場合もあるでしょう。

スタッフサービスの「事務職」の平均時給は、1,399円 （2024年9月時点）です。年収は、企業規模や地域、スキルによって異なることを覚えておきましょう。

参考：e-Stat「賃金構造基本統計調査 / 令和５年賃金構造基本統計調査 一般労働者 職種」
※「職種（小分類）性別きまって支給する現金給与額、所定内給与額及び年間賞与その他特別給与額（産業計）」事務従事者 企業規模計（10人以上） より
「きまって支給する現金給与額」×12か月+「年間賞与」にて算出
参考：国税庁「令和４年分　民間給与実態統計調査」

近年では、AI技術の進歩により単純作業が自動化されつつあります。しかし、その精度にはバラツキがあり、人の確認作業は欠かせません。事務職の需要はなくならないでしょう。

しかし、AIがさらに進歩し、精度が向上すれば、求められる人材要件も変わります。人にしかできない付加価値のある仕事に事務職の仕事が転換されていくことが予想されます。単純作業が得意な人よりも、マルチタスクをこなせる人や臨機応変な対応ができる人材が求められるでしょう。

また、資格取得や実務経験により専門性を高めれば、さらに需要が高まります。資格手当がある企業も存在するため、給与アップも期待できるでしょう。