職種・業種ガイド
総務の仕事内容とは
総務は備品や設備の管理など、組織運営を下支えする仕事をしてくれている部署というイメージはあるけれど、具体的な仕事内容についてはよくわかっていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は総務の仕事内容と、総務の仕事に向いている人、総務に求められるスキル・資格などをまとめて紹介します。
これから総務のキャリアを考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
総務の仕事内容
総務は備品や社内設備の管理、イベントや会議の計画や運営、新しい制度の周知・浸透、代表宛の電話やメール応対などが主ですが、企業によっては法務や人事など、管理部系をまとめてカバーする仕事が含まれる場合もあります。
特にイベントが多い企業の場合、イベント会場の手配、コンテンツ企画、イベントで使う備品の購入・手配、当日の設営準備、撤収作業なども総務がメインでおこないます。そのため、イベント前は通常業務にプラスしてこれらの業務を抱え、非常に忙しくなることもあります。
総務の仕事の魅力
あらゆる業務が集結している総務で働く魅力としてはどんなものがあるのか、総務の仕事の魅力を紹介します。
縁の下で人を支えられる
総務は備品の整備から制度の浸透、イベントの企画運営など、その会社で働く人たちの働きやすさを支えるのが仕事です。まさに縁の下の力持ちとして重要な役割を担っている実感を持ちながら働けるのは、総務の仕事の魅力といえるでしょう。
物事を俯瞰で見る目が養われる
仕事が会社全体を支える仕事であるため、「この備品はどのように整理すれば皆が見つけやすいか」「制度をどのようにアナウンスしたら全社に浸透しやすくなるか」と俯瞰で物事を見る目が養われます。
忙しく仕事をしていると、つい日々の締め切りや自分だけの目標を追いかけ、本来の目的を見失いやすくなります。しかし、総務の仕事をしていれば、「部署全体、あるいは会社から見るとどうか」と俯瞰で物事を見る目が養われるでしょう。
管理職となる人にも必要な視点となるため、身につけておいて損はありません。
巻き込み力が身につく
総務の仕事は、他部署を巻き込んで推進するものばかりであるため、他部署の方とも連携しながら進めていかなければなりません。そのため、他部署の方とコミュニケーションをとり、親しくなって通常業務にプラスして協力を募れる間柄になる必要があります。協力してよかったと思わせる成果を出して、次もまた協力してもらえるように動くとよいでしょう。
こうした能力は総務だけでなく他の職種でも役立つ能力であるため、業務を通じて身につけられるのは大きな魅力といえます。
総務の仕事に向いている人
縁の下の力持ちとして活躍する総務には、どんな人が向いているのかを紹介します。自分自身にその要素があるか、ぜひ確認してみてください。
想像力がある人
先に、総務の仕事には巻き込み力が必要とお伝えしました。人を巻き込むとき、相手に気持ちよく協力してもらうためには、巻き込む側が相手の状況をよく理解していることが重要です。
たとえば忙しい時期にどうしても協力してもらう必要がある場合は、相手が忙しくなる前に繁忙期中に協力いただきたいことがあると伝えておき、先方に了承を取っておく、できるだけ手がかからないように協力事項をまとめておくなどの配慮が重要です。
総務は協力を依頼する側になることが多いため、相手の置かれている状況を把握し、どうしたら協力したいという気持ちになってもらえるかを想像する力がある人に向いている仕事です。
マルチタスクをこなせる人
総務は設備管理から法律に関連する部分までカバーすることもあり、関係各所と複数のやりとりをすることもあるため、複数案件を同時にこなすこともままあります。1つのことに集中するのではなく、その時々で集中するものを切り替えるような頭の使い方に慣れている人に向いている仕事といえます。
複数の仕事の進捗確認・TODOの管理・事前準備など、タスク量も多く多岐に渡るため、タスク管理が得意でないと抜け漏れが多数発生する可能性が高いです。
表ではなく、裏舞台で活躍したい人
自分がメインで目立つ存在ではなく、支えた人が伸びていくことに喜びを感じる、人に感謝をされると嬉しく感じる、人を支えることをやりがいに感じる人に向いています。注目を浴びなくても自分でコツコツと仕事を進め、それがうまくいくことにやりがいを感じる方なら、総務の仕事で力を発揮できるでしょう。
総務で身につくスキルとステップアップの方向性
次に、総務で身につくスキルとステップアップの方向性を紹介します。
総務で身につくスキルには、他部署と関わる際に必要なコミュニケーションスキル、全社向けに制度浸透などをしていく際に必要な資料作成スキル、会社を俯瞰で捉えどの部署がどんな役割を担っているかという組織構造を理解するスキルなど、さまざまなスキルが身につきます。
総務としてステップアップする方向性としては、大きく分けて下記3つがあります。自分が目指すものを明確にし、ステップアップの方向性を決めて日々の仕事や人脈づくりに取り組みましょう。
・総務のスペシャリスト
社内人脈や情報を手に入れた結果人を動かせる人になり、「◯◯さんにお願いすれば、何事もスムーズに進む」と言われるような他の人が取って代われないキーマンになる方法
・経理、財務、人事などに転向し、他管理部門のスペシャリストになる
その他管理部門の知識や経験を身につけ、マルチな働き方ができる人になる方法
・経理、財務、人事など他管理部門の仕事を経験して、管理部門系の管理職を目指す
管理職になりたい意向を伝え、ジョブローテーションなどで管理部門の仕事を経験して管理職になる方法
総務に求められるスキルや資格
総務に求められるスキルや資格としては、他管理部門で使える社会保険労務士資格、キャリアカウンセラー、簿記、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などのPC資格、今後の人手不足を解消する手立てとして、DX（デジタルトランスフォーメーション）に関する知識・ツールの導入経験などを持っているといいでしょう。
管理部門のなかでジョブローテーションをする可能性もありますし、管理部門の管理職を目指すにも、資格やスキルを持っていると今後のステップアップが順調に運ぶ可能性を上げられます。
まとめ
一見目立たないように見える総務の仕事は、会社の根幹部分を担う非常に重要な仕事の一つです。「総務の具体的な仕事内容が知りたい」「総務の仕事に興味はあるけれど、総務職からどうステップアップしていけばいいのか悩む」という方に向けて、総務の仕事内容から向いている人、必要スキルについて紹介しました。
これから総務職に就きたい、今後のステップアップを考えたいという方は、ぜひ本記事で紹介したステップアップ方法や求められるスキル・資格を身につけ、その会社になくてはならない存在を目指しましょう。
- ライター：高下真美 ／ ライター
- 新卒で人材派遣、人材紹介企業に入社し、人事・総務・営業・コーディネーターに従事。その後株式会社リクルートジョブズ（現・株式会社リクルート）に転職し、営業として8年勤務後、HR系ライターとしてフリーランスへ転身。現在は派遣・人材紹介・人事系メディアでの執筆、企業の採用ホームページの取材・執筆の他、企業の人事・営業コンサルタントとして活動中。
