総務の仕事内容とは？役割・必要なスキルを解説

備品の管理は総務の代表的な社内業務のひとつです。備品とは、PCやスマートフォン、セキュリティカードなどの貸与品や、プリンター、デスク、チェア、社用車などを指します。総務は備品の貸し出し窓口となり、備品の故障時にはメンテナンス業者の手配をおこなうこともあります。また、コピー用紙やノート類などの消耗品も総務が管理し、必要に応じて購入しています。

備品だけでなく自社の施設管理も総務の仕事です。自社の施設とは、自社ビルや自社所有の保養所などを指します。こうした施設に対し、清掃業者の手配、オフィス内の照明・空調の調節、空調・防災設備の管理といった環境作りや、法律で定められた防災訓練の実施・対応をおこなっています。オフィスの賃貸契約をしている場合は、賃貸契約の締結や契約管理も対応します。

総務では、経営会議などの議事録の作成や、社員名簿、株主名簿、締結済みの契約書といった重要書類の管理をしています。法務部がない中小企業では、契約書の作成や内容確認にも対応します。株主名簿や取締役会などの議事録、労務関連書類などは会社法で保存期間が定められているため、会社法を理解し、適切な保管をすることが必要です。

広報部がない企業では、総務が広報を担当します。社外に対しては、商品のサービスを紹介するPR誌や会社案内の作成、ホームページやSNSの運用をおこないます。社内に対しては、新入社員など従業員の紹介や、年始や期末の社長メッセージの配信、社内報の作成などがあります。いずれの場合も、社内外の情報を収集し、発信していく力が必要です。

総務は会社の窓口としての役割も担います。そのため、会社に届いた郵便物の仕分けや、社内の郵便物をまとめて発送することも仕事のうちです。郵便物の仕分けは、各部署の業務内容や担当者名を把握して正確に振り分けることが求められます。郵便物が多い企業では、郵便物の紛失を防ぐために管理帳簿を活用しています。

来客対応も、会社の窓口である総務の仕事です。事前に会議室を手配し、当日も出迎えから会議室または応接室への案内、担当者への連絡、待ち時間のお茶出しなど、状況に応じてさまざまな対応をします。最近はセキュリティ対策が強化されているため、来客用の入館手続きが必要なこともあります。

郵便物や来客と同様、代表電話・メールへの一次対応も総務の仕事です。発信者の用件を確認し、適切な部署に繋ぎます。会社の顔として顧客や社外の関係者に接するため、応対の質が会社の印象を作ります。そのため、基本的なビジネスマナーや言葉遣いに注意を払い、感じの良い対応を求められる業務です。

入社式などの各種式典、社員旅行やキックオフイベントといった社内向け行事、株主総会などの社外向け行事を企画・運営することも総務の重要な仕事です。各行事を開催するため、総務はスケジュール調整や会場の選定、関係者への周知と参加人数の確認、当日の運営を担います。株主総会などは、招集通知の発送や開催時期が会社法で定められているため、厳密なスケジュール管理が求められます。
 

慶弔業務

社員や会社関係者に慶弔事が発生した時も総務が対応します。相手先を確認し、総務が挨拶状や電報、花などの手配をします。重要な取引先だけでなく、社員の身内に不幸があれば見舞金、結婚すれば祝い金などを社内規定に従って支給します。冠婚葬祭には独特のマナーがあるため、一般常識に沿った適切な対応が求められます。
 

福利厚生業務

福利厚生制度の設計や運用も、総務に任された快適な職場環境作りのひとつです。健康診断の手配や保養所の予約受付、住宅手当や家族手当などの手当の適用、育児介護休暇といった福利厚生制度の運用に関わる手続きを総務が担当します。また、福利厚生制度自体の企画や変更も総務が担当する場合があります。

総務の仕事は、組織運営に関するさまざまな業務に関われるため、幅広い経験を積むことができます。契約書に関連した法務業務や、お金の流れを管理する経理業務、労務や人事業務など、組織運営に関わる他部署の仕事を兼務することもできるでしょう。なお、各業務は組織運営や社員などに少なからず影響を与えるため、相応の責任も伴います。
さらに、会社の窓口として社外に向けた業務も担う可能性があり、社内外のあらゆる業務に携われることも総務のやりがいのひとつです。管理部門の業務に幅広く関わることで会社運営に詳しくなり、キャリアの幅を広げることも可能でしょう。

社内外のさまざまな人とコミュニケーションを取れることも、総務の大きな魅力です。社内では、行事運営や福利厚生関連で、あらゆる部署の社員と関わることができ、株主総会などでは、経営者や株主とのコミュニケーションも発生します。また、会社の窓口として顧客や取引先と接する機会も多く、設備管理の仕事ではメンテナンス業者などの委託先とも関わります。
このように、総務の仕事では社内にも社外にもネットワークを広げることができます。そして経営者や株主、自社の新入社員、取引先や外注業者など、自社に関わるさまざまな立場の人とコミュニケーションを取ることで、自分自身の視野を広げ、社会人として成長していくこともできます。

総務の仕事では、経営層や社員、重要顧客、外注業者などさまざまな立場の人とのコミュニケーションが必要です。会社の窓口として来客や顧客に対応するときは、総務の言動が会社の印象を決めます。また全社に関わる業務では、経営層や株主との連携や、さまざまな部署との調整が必要です。
こうした背景から、総務には相手に合わせた言葉遣いやコミュニケーション方法を取ることと、相手の要望を理解して適切な提案・回答をすることが求められ、高いコミュニケーションスキルが必要な仕事といえます。

総務では、会議資料や議事録、社内外の通達文書、契約書といった書類や経営データの作成と管理を担います。そのため、Word、Excel、PowerPointなどのOffice系ソフトの使用スキルは必須です。基本的なOAスキルを身につけるため、マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）資格の取得も有効です。
最近ではシステムの利活用による全社的な業務効率化を推進する企業も多く、こうした場面では適切なシステムの導入・運用において、より高度なシステムの知識やITツールへの理解が総務に求められています。

総務ではマルチタスクが当たり前で、期限管理を含めたスケジュール管理能力が強く求められます。株主総会の招集と実施、決算書類の公開日、経営会議の議事録などは法律で対応期限や保存期間が決められており、こうした法定期限を遵守する責任があります。
また社内外の大きなイベントや会議の実施には、多くの関係者を巻き込んだスケジュール調整が必要です。関係者が多いと調整に時間がかかることも多いため、トラブルに対応できる柔軟なスケジュールを立てることが重要です。

中小企業の総務は、管理部門の仕事を包括的に担当し、組織運営のあらゆる側面に関わります。企業によっては人事、経理、法務などの部門がなく、総務部で管理部門の仕事をまとめて対応していることがあるからです。企業規模の拡大とともに、総務部から法務部、経理部、人事部などが独立し、管理部門全体が拡大していきます。
こうした中小企業の総務には、マルチタスクを遂行する能力や管理部門の業務に関わる幅広い知識が求められます。

大企業では部門が細分化されているため、総務では、商事法務、行事運営、ファシリティ管理、庶務業務の4つに特化して対応することが多くなります。商事法務は、会社運営に関わる法務で、株主総会の企画運営や株主対応、契約書の管理などがあります。庶務業務には、郵便物の仕分け・発送や電話対応などの窓口業務や消耗品の発注などが含まれます。
こうした業務では関係者が多く、特に株主総会や行事運営では予算が大きくなりがちなため、関係各所とスムーズに調整できるコミュニケーションスキルが求められます。

総務の仕事は幅が広いため、未経験から挑戦できる求人も多数あります。
未経験で総務として働きたい場合は、MOS、日商簿記、秘書検定等の資格を取得し、管理部門としての基礎知識や基本スキルをアピールするとよいでしょう。また自己PRとして、「総務に必要なスキル・役立つ資格」で解説したコミュニケーションスキルやスケジュール管理能力があると伝えることも大切です。