ファシリテーションの意味や重要性を紹介！必要なスキルとは？

初対面同士の会議では、お互いに緊張してなかなか会話がはずまないケースもあるでしょう。その場合、はじめに自己紹介や雑談、ミニゲームを行う「アイスブレイク」で参加者の緊張感をほぐし、場を和ませて打ち解けやすい雰囲気を作る手法を試してはいかがでしょうか？会議を理想の流れにするためにも、風通しの良い雰囲気を作るスキルは必要だといえます。

参加メンバーのなかには、場の雰囲気に飲み込まれて発言できない人もいます。しかし、何も発言しない人が実は価値のある意見を持っている可能性もあります。メンバーから意見を引き出す方法としては「意見がないか聞いてみる」「ほかの人が食いつきそうな意見をファシリテーターが述べる」などが挙げられます。

議論がどの方向に進むのか見極めるスキルも必要です。「Aの方向に進みそうだから、〇〇に話に向けてみよう」というように、常に自身の立ち居振る舞い方を考えながら会議を進行しなければなりません。そうしなければ議論が散らかり、進行に悪影響を与えてしまいます。議論の方向を見極めるスキルが求められます。

参加メンバー全員の発言を聞きましょう。意見を聞くことで、参加者の考えを把握できるため、会議をどのような方向に進めるべきか道筋を立てやすくなります。また、参加メンバーに「ファシリテーターが意見を聞いてくれない」と思われてしまうと、発言してもらえなく恐れがあります。活発な議論をするために、参加メンバーの発言に対して傾聴することを心がけましょう。

参加メンバーの表情やしぐさを見ながら、会議に対してどの程度の情熱を持っているか判断しましょう。議題に対して熱い気持ちを持っている人が多ければ、いきなり本題に突入してもよいかもしれません。しかし、議論に対して関心を持っていない人が多い場合、いきなり本題に入っても活発な議論が行われない恐れがあります。参加メンバーの表情やしぐさを気にしながら、話の内容や順番を考えましょう。

会議終了後になんらかの結論を出さなければならない場合は、参加メンバーの発言内容をまとめる必要があります。意見がまとまらないまま会議を終えることは、会議の失敗を意味します。目的が達成されない会議は、プロジェクトの進行を妨げたり、参加者のモチベーションを低下させたりするなど、悪影響をおよぼします。会議の内容をふまえて参加者の総意をまとめるスキルが重要です。