人員計画とは？企業が立てるメリットと作り方を紹介

人員計画とは、企業が必要とする人材を確保するための長期的な視点での計画を指します。10年先の企業のあるべき姿を踏まえたうえで、どんな人材が必要なのか、どんな配置にするのか、現状はどうなっているのかを確認し、単年度の配置・採用・異動などを決めていきます。

正しい人員計画を立てることによって、組織のパフォーマンスを最大化し、適切な配置・採用・異動をおこなうことによって、人件費のコスト削減も期待できるでしょう。
人事に関する施策は、次のように策定していきます。

①    要員計画
↓
②    人員計画
↓
③    採用計画・異動計画

これらを総称して「人員計画」と呼ぶ場合もありますが、要員計画、人員計画、採用計画・異動計画、それぞれの計画の違いについて見てみましょう。

人員計画の目的は、組織のパフォーマンスを最大化し、経営目標を達成することです。適材適所の人材配置をおこなうことで、個々の成長を促し、組織の力を増大させることができます。正社員だけでなく、契約社員・アルバイト・パートタイマー・派遣スタッフ・業務委託など、多彩な人材を活用することで人件費コストの削減も期待できるでしょう。長期的な人員計画を立てることで、場当たり的な採用による離職者や想定外の人件費コストの増加などを防ぎ、計画的な採用・育成をおこなっていくことも目標のひとつです。

現在の日本は、少子高齢化や人口減少に歯止めがかからず、若手の採用が困難になっています。お金と時間をかけて新卒採用に力を入れても、長期的ビジョンがない会社や入社後のキャリアステップが不明確な企業は定着率が低く、多くの離職者を出すことが少なくありません。たとえ採用に成功しても、新卒の１割が入社半年以内、３割以上が３年以内に離職するといわれ、徒労に終わるケースが増えています。人手不足や生産性低下などの問題を防ぐには、計画的に人材配置をおこなう「人員計画」が非常に重要になってきます。

また、新卒だけにこだわらず、中途採用も積極的におこない、正社員だけでなく、契約社員・アルバイト・パートタイマー・派遣スタッフ・業務委託など、あらゆる契約形態を視野に入れるなどの人員計画を策定することで、適切な人事施策が打ちやすくなります。

人員計画を立てることには、大きく分けると３つのメリットがあります。それぞれのメリットを解説します。

人員計画を立てる際には、人件費予算などのコストや実現性、要員計画との差異に注意する必要があります。４つの注意点について見てみましょう。

では、人事計画を策定する際には、具体的にはどのようにしたらいいのでしょうか。人員計画の作り方は、企業規模や業種、成長ステージなどによってアプローチが異なりますが、以下のような手順が一般的です。

①現在の人材配置の状況を確認する
人員計画は、採用・異動・退職・任免・出向など、個別の人事の前提となる施策です。まずは会社にいるすべてのメンバーを部門ごとに把握しましょう。それぞれの部署に誰が何名いるのか。正社員・契約社員・アルバイト・パートタイマー・派遣スタッフ・業務委託など、雇用形態別に人材配置の状況を確認します。

②現在の組織図を作成する
現在の人材配置の状況を基に、組織図を作成します。組織図を作成することによって、人員数だけでなく、部署ごとの役割や関係性、具体的な業務が理解でき、会社の全体像がつかみやすくなります。

③現状のデータを基に必要な人員数を経営者と話し合う
現状のデータを基に必要な人員数を経営層と話し合います。経営目標を実現するための経営予算から人件費予算を割り出し、部門ごとに割くべき人件費予算を決めていきます。

④各部門のリーダーに必要な人員数を確認する
各部門のリーダーにヒアリングし、部門別に必要な人員数を確認します。増員が必要なのか、減員が必要なのか、現状維持でいいのか。要望を聞くだけでなく、経営目標や経営予算を念頭に置きながら各部門のリーダーと交渉します。削るべき機能があれば合理化を促す、増やすべき機能があれば理由を確認するなど、状況や要望について突っ込んだ話し合いをしましょう。そのうえで各部門が来期必要な人員数を集計します。

⑤配置可能な人員数を、各部門に割り振る
必要な人員数が確定したら、配置可能な人材を各部門に割り振っていきます。人件費予算を踏まえながら、正社員・契約社員・アルバイト・パートタイマー・派遣スタッフ・業務委託など、雇用形態・契約形態別に人員数を決め、各部門のリーダーの意向も踏まえながら、誰をどこに配置するかを検討します。人数を決める「要員計画」と具体的な人材を決める「人員計画」に差異が生じたら、「採用計画」や「異動計画」で補完します。

人員計画の意味と目的、計画を立てるメリットや注意点について紹介しました。人員計画を立て、求める人材像を明確にすることによって、応募者とのミスマッチは減少し、計画的な人材育成をおこなうことで、人材の定着率も高まるでしょう。

また、10年先まで見据えた人員計画は、企業が直面している多くの問題を解決することにもつながります。必要な人数や人材を適切に見極め、効果的な人事異動や採用をおこなう人員計画を実践していくことで、企業は成長を維持できるでしょう。

《参考資料》
『人事担当者のための赤本＋青本』労務行政研究所（労務行政）
『プロの人事力』西尾太（労務行政）


《ライタープロフィール》
谷田俊太郎（ライター・編集者）
リクルートグループの求人情報誌の編集を経て、フリーランスとして独立。5万部を突破するロングセラーとなった『人事の超プロが明かす評価基準』（西尾太／三笠書房）をはじめ、『2023年度版 面接の教科書 これさえあれば。』（坂本直文／TAC出版）、『内定獲得のメソッド Web面接 オンライン面接の必勝法』（才木弓加／マイナビ出版）など、HR領域の書籍や記事の編集協力・執筆等を中心に、経営者から宇宙飛行士まで多彩な職業のインタビューを手がける。