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印象の良い採用メールを書くポイントとすぐに使える文例、採用連絡の注意点を紹介
求職者にとって「採用」「不採用」を告げる採用メールは、人生を左右することがあるほど重要なものです。結果はもちろん、連絡のタイミング、内容、言葉遣い、文章の長さなど、採用メールの印象によって企業のイメージは大きく変化します。だからこそ、採用メールの書き方は非常に重要です。採用・不採用を問わず、適切な対応をしなければ、SNSなどで炎上することもあり得ます。
本記事では、印象の良い採用メールを書くポイント、適切なタイミング、新卒・中途、採用・不採用のそれぞれの例文、採用連絡の注意点を紹介します。
目次
採用メールを書くポイント
採用メールには、5つの重要なポイントがあります。まずは採用メールの基本から押さえていきましょう。
1.会社の代表であることを意識して対応する
採用担当者は会社の顔です。なぜなら、採用担当者の印象が企業のイメージを大きく左右するからです。採用メールを書くときは、自分が会社の代表であることを強く意識しましょう。
2.選考結果を簡潔に伝えることを心がける
求職者は、選考結果を一刻も早く知りたいと思っています。採用メールは記載事項が多いため、冗長になりがちです。前書きが長くならないよう心がけ、選考結果を簡潔に伝えましょう。
3.採用、不採用を問わず、自社を選んでいただいたことへの謝意を伝える
採用メールは、採用・不採用を問わず、自社を選んでいただいたことへの謝意を伝えることが重要です。定型の文章では、機械的な印象を与えてしまいます。自社ならではの心のこもった一言を添えましょう。
4.人事担当者の名前、連絡先は必ず明記する
採用・不採用、新卒・中途を問わず、不明点があった場合の連絡先を記載することは必須です。採用担当者の名前や連絡先は必ず明記するようにしましょう。
5.選考結果の連絡は迅速におこなう
採用・不採用の結果は、早めに通知するのが採用担当者の鉄則です。連絡が遅れれば遅れるほど、内定者が他社に流れてしまうリスクが高まります。選考結果の連絡は、迅速におこないましょう。
採用メールの文面に必要な項目
採用メールは、以下のような内容で構成します。
| 採用メールの基本的な構成 | |
| 件名 | 自社の採用メールであることが明確にわかる件名にする |
| 宛名 | 名前を省略せず、フルネームで記載する。漢字の間違いなどに注意 |
| 差出人 | 差出人の部署名と名前を記載する |
| 挨拶 | 応募への感謝を丁寧に伝え、長くなりすぎないよう簡潔にまとめる |
| 本文 | 選考結果を伝える。入社式の案内、必要書類などの連絡事項は別途記載する |
| 結びの挨拶 | 一緒に働くことになる応募者に、企業側の気持ちを伝える |
| 署名 | 不明点などがあった場合に、誰に連絡すればいいのかを明記する |
採用メールは簡潔にまとめることが大切ですが、事務的になりすぎないよう注意が必要です。用件だけを記したメールでは、求職者のモチベーションが下がってしまうかもしれません。挨拶や本文、結びの挨拶などに気持ちのこもった一言を添えるだけでも印象が違います。心を込めた丁寧なメールを送るようにしましょう。
採用メールを送るタイミング
採用メールは、送るタイミングも重要です。次の3つのポイントを押さえましょう。
1.面接日から3日、遅くとも1週間以内には連絡する
採用メールは、できるだけ早く送るのが鉄則です。現在の日本は、少子高齢化や人口減少による人手不足によって売り手市場が続いています。連絡が遅くなればなるほど、内定辞退のリスクが高まります。面接日から３日、遅くとも１週間以内には採用メールを送りましょう。
2.1週間以上の時間が空くと、不採用と思われてしまう可能性がある
求職者側も採用通知の目安は１週間と考えています。１週間以上の時間が空くと不採用と判断し、他社に新たにエントリーしたり、別の会社に入社してしまう可能性があります。
3.すぐに採用が決まった場合は、当日に連絡してしても構わない
面接後すぐに採用が決まった場合は、当日に連絡しても構いません。求職者は1日でも早く選考結果を知りたいと願っています。レスポンスの早さは、企業のイメージアップにつながります。
採用メールの例文
では、採用メールの書き方を具体的に見てみましょう。新卒向けと中途向け、それぞれの例文を紹介します。ただし採用メールは、原則としてコピペNGです。自社らしい言葉遣いにして、相手によって書き換えることが大切です。自社らしい言葉にアレンジしてご利用ください。
新卒の採用通知メール
件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡 〇〇〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。 先日はお忙しい中、当社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 選考の結果、〇〇様の採用内定が決定いたしましたので、お知らせいたします。 内定式の日程を下記に記載しますので、ご確認ください。 -------------------------------------- 内定式 日程：20××年○月○日（○） 場所：〇〇〇〇 時間：〇〇〇〇 -------------------------------------- 入社手続きに必要な書類に関しましては、別途ご連絡をさせていただきます。 何かご不明点などありましたら、私までご連絡ください。 〇〇様と一緒に働けることを社員一同、楽しみにしております。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇 人事部人事課 名前：〇〇〇〇 電話：〇〇〇〇 住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇
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中途採用の採用通知メール
件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。 先日はお忙しい中、当社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、〇〇様を採用させていただくことに決定いたしました。 メールにて恐縮ではございますが、とり急ぎご連絡させていただきます。 面接で〇〇様のお話を伺ったときから、ぜひ弊社で活躍していただきたいと 願っておりました。私自身、とても嬉しく思っております。 入社手続きに必要な書類に関しましては、別途ご連絡をさせていただきます。 何かご不明点などありましたら、私までご連絡ください。 採用選考にあたっては、度々お時間をいただきまして誠にありがとうございました 〇〇様と一緒に働けることを社員一同、楽しみにしております。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇 人事部人事課 名前：〇〇〇〇 電話：〇〇〇〇 住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇 |
不採用通知メールの例文
不採用メールは、採用メール以上に慎重な対応が必要となります。採用を見送ることになった求職者に対しては、より丁寧な内容を心がけることが必要です。不採用メールは、以下の３点に注意しましょう。
1.応募者の気持ちに配慮する
不採用メールは、求職者を傷つけないことが大切です。言葉遣いには、細心の注意を払いましょう。
2.「不採用」という言葉は控える
「不採用」という言葉は、冷徹な印象を与えます。直接的な表現は避け、「残念ながら」「慎重に選考させていただきましたが」「ご希望に添えない結果」など、間接的な表現で結果を伝えたほうがいいでしょう。
3.応募への感謝を伝える
不採用の通知であっても、礼節を欠いた態度はNGです。不誠実な対応は応募者を傷つけるだけでなく、企業のイメージダウンにもつながります。採用メールと同じように、誠意を込めた文章を心がけましょう。
書類選考の不採用通知メール
書類選考で不採用になった場合の例文を紹介します。自社らしい言葉に書き換えてご利用ください。
件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。 このたびは弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。 ご提出いただきました履歴書をもとに慎重に選考を進めさせていただきましたが、 残念ながら今回はご希望に添えない結果となりました。 誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。 〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇 人事部人事課 名前：〇〇〇〇 電話：〇〇〇〇 住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇 |
面接の不採用通知メール
面接で不採用になった場合の例文を紹介します。自社らしい言葉に書き換えてご利用ください。
件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。 先日はお忙しい中、当社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ではございますが、 今回は採用を見送らせていただく判断となりました。 ご希望に添えず、大変申し訳ございません。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 ご応募いただいたことに感謝を申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。 なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。 〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇 人事部人事課 名前：〇〇〇〇 電話：〇〇〇〇 住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇 |
採用連絡の注意点
採用メールは、企業イメージに大きく影響します。一人の求職者に与えた印象が、SNSやクチコミによって世間に拡散される場合も少なくありません。印象の良い採用メールにするには、次の３点に注意しましょう。
・業種や事業内容にふさわしい内容か確認をする
本記事で紹介した例文やネットなどに散見される採用通知のテンプレートは、あくまでも参考例です。業種や事業内容、社風によって、ふさわしい文章は異なります。また、応募者によって書き方を変える必要もあります。採用・不採用、新卒・中途を問わず、一人ひとりに対して気持ちのこもったメールを送りましょう。
・求職者の対応に時間を要すると企業イメージを悪くする可能性がある
採用通知だけでなく、求職者から問い合わせがあった場合も、迅速に対応することが必要です。対応に時間がかかると、「ルーズな体質の企業」「応募者を大切にしていない」といったネガティブな印象を与え、求職者が他社を選んでしまうケースもあります。対応に時間がかかる場合は、まずはお礼の返信を送り、「お問い合わせの件につきましては、○月○日頃までに改めてご連絡します」などと書き添えるようにしましょう。
・求職者には親切丁寧な対応を心がける
これまで繰り返しお伝えしてきたように、採用メールで最も重要なポイントは、求職者に対して親切丁寧な対応を心がけることです。メールでのコミュニケーションは、対面や電話と比べて冷たい印象を与えがちです。失礼のない文章にすることだけでなく、心のこもった内容にすることを心がけましょう。
採用メールの見直しポイント
採用メールを作成したら、必ず見直しをすることが必要です。以下のポイントには十分注意しましょう。
□誤字・脱字はないか
基本的なことですが、非常に大事なポイントです。誤字・脱字があると、「いい加減な企業」「レベルの低い会社」という印象を与えてしまいます。名前の書き間違えには、特に注意しましょう。
□適切な長さ・言葉遣いになっているか
採用メールは、簡潔にまとめることが必要です。冗長な文章になっていないか確認をしましょう。改行を増やして読みやすくすることや、差別表現や不快な表現を使っていないかをチェックすることも大切です。
□宛先は正しいか
採用メールには、個人情報が記載されています。Aさん宛の採用メールをBさんに送ってしまった場合、情報漏えいによって法的責任を問われる場合があります。個人情報の取り扱いは、くれぐれも注意が必要です。
まとめ
採用メールは、求職者にとって重要な連絡であるのはもちろん、採用担当者にとっても非常に重要な業務です。採用メールの内容は、企業の社会的イメージにも大きく影響します。適切な内容や書き方・タイミングを心がけ、新卒・中途、採用・不採用を問わず、一人ひとりに対して親切丁寧な対応をしていきましょう。
ライタープロフィール
鈴木にこ（ライター）
求人メディアの編集者を経て、フリーランスとして活動中。派遣・新卒・転職メディアの編集協力、ビジネス・ライフスタイル関連の書籍や記事のライティングをおこなう。
