新しい働き方には必須。ビジネスマン注目のオンライン名刺交換とは

オンライン名刺交換とは

オンライン商談とは、ウェブ会議ツールなどを通しておこなわれる非接触型の商談のことです。オンライン商談では、オンラインで名刺交換もおこなわれます。

国土交通省の調査によれば、テレワーク（在宅勤務に限る）を実施してみて、全体の9.2%が問題があったこととして「営業・取引先等との連絡・意思疎通に苦労した」と回答しています。オンラインツールを用いることで資料・画面の共有や映像を通じてのリアルタイムのコミュニケーションが可能となっており、その課題も少しずつ解消されています。

商談では直接相手の顔を見てコミュニケーションをとることが一般的でしたが、ツールの機能を活用することで、オンラインでも従来のような商談が可能となっています。

オンライン商談はツールで内容を録音・録画をおこなうことで議事録作成の手間が削減されるほか、会議室の手配が不要になるなど、メリットが多くあります。コロナ禍後も、幅広い企業とのコミュニケーションを広げる意味でさらにオンライン商談が活発化し、オンライン名刺交換も一般的なものとなっていくことが見込まれています。

オンライン名刺交換の方法

商談で欠かせない名刺交換は、オンラインでは以下のような形でおこなわれています。

名刺管理ツールで作ったデータを検索
自社と商談先が同じツールを使っていることが前提ではありますが、名刺管理ツールで作ったデータを名前や電話番号で検索、データを登録していただく形式です。

名刺データを送付
名前や所属している企業、連絡先を記載した名刺データをPDFや画像として制作し、会議ツールで送付する形式です。画像であるため、商談後にメールに添付して送付することも可能です。

背景に情報を記載
少し変わった方法では、名刺に必要なデータをQRコードに入れ、オンライン会議での自分の背景に設定するのも有効です。顔を覚えてもらうだけではなく、特別なツールがなくてもスマートフォンを使うことで手軽に名刺交換ができます。

名刺交換の意義

商談の場で当たり前のようにおこなわれている名刺交換ですが、名刺交換の意義とは、どんなところにあるのでしょうか。

アイスブレイク

名刺交換は、商談における最初のコミュニケーションです。名前だけでなく、会社のロゴや取得している認定資格など、意外な情報から会話に発展することもあり、名刺はアイスブレイクとしての効果が期待できます。

ビジネスを広げるきっかけ

名刺は交換した後も、相手の手元に残ります。後から名刺をきっかけに連絡を取り、契約につながったりと、ビジネスを広げる足掛かりになることもあるでしょう。特に交換した名刺は保管された後、取引企業や見込み客としてリストに加えられる可能性も考えられます。

身分の証明

名刺を交換することで、相手の名前はもちろん、所属している企業や役職、連絡先を把握できます。特に飛び込み営業では、相手がどんな人物なのか身分をすぐに知ることができ、お互いにその後の商談につなげられます。

オンライン名刺交換のメリット

オンライン名刺交換には、以下のようなメリットがあります。

スムーズな管理

紙の名刺はファイルなどに入れると、探しているものをすぐに取り出すのが難しくなります。特に展示会など、不特定多数の方と名刺交換をした後は人数が多いために管理の手間が発生するでしょう。

オンライン名刺交換であれば、交換した日時を記録できるほか、同じ企業でグループ化したり、キーワード検索で探している名刺をすぐに見つけられたりと、管理が簡略化できます。

紛失・切らすことがなくなる

名刺の発注が遅れたり、名刺そのものを忘れてしまうと、貴重な商談の場で名刺を交換することができなくなります。オンラインの名刺であれば、名刺を切らしたり、忘れるといった事態を回避できます。

遠方の企業ともコミュニケーションが取れる

オンライン商談は、従来であればなかなかできなかった遠方の企業とも商談が可能です。移動費や時間を削減しながら、より多くの企業とのコミュニケーションが取れるため、営業活動の効率アップも可能です。

そしてオンライン名刺交換により、これまで口頭での挨拶にとどまっていたコミュニケーションが“名刺”という形に残るものとなります。対面での営業においてコミュニケーションをとれるのは直接お会いした方だけに限られていましたが、オンライン商談では同じ場所に集まるというハードルがなくなり、テレワークで働く社員の方も参加することができ、名刺交換も可能となるでしょう。

紙の名刺ではできなかったことが可能になる

紙の名刺は両面に記載できる情報量に限りがありますが、オンライン名刺では企業のウェブサイトのURLを挿入することもできます。デザイナーやライターといったクリエイティブ職であればポートフォリオのURLを記載し、過去の作品についてアピールできるでしょう。

また、オンライン名刺ではフルカラーでのデザインやAR、イラストの追加など、紙の名刺ほどコストをかけずに自由なものが作れます。

オンライン名刺交換のデメリット

オンライン商談の導入は着々と進んでいますが、オンライン名刺交換はまだ馴染みのない方も多くいます。その背景には、以下のようなデメリットも関係しているでしょう。

導入のコスト

オンライン名刺交換では、名刺の保管・検索ツールを利用するのにコストが発生します。導入後、利用するシーンが少なく、コストだけを浪費してしまう……といった状況にならないよう、費用対効果を事前に検討しておくことが求められます。

システム依存

オンライン名刺交換はクラウド型のツールを使っていることも多く、サービスが終了してしまった場合はデータを失ってしまうリスクもあります。また、システムがメンテナンス中であれば利用できないことも考えられるでしょう。

顧客管理の手間

顧客管理を紙の名刺とともにおこなっている場合、顧客管理が重複してしまう可能性もあります。さらに重複してDMを送付してしまう、役職の変更や退社をはじめとするデータの更新が正しくおこなわれないなど、顧客管理の手間が発生するケースも少なくありません。顧客管理ツールを統一するといった対策が求められています。

まとめ

オンライン名刺交換は働き方改革による自由な働き方、そしてコロナ禍でも変わらずに商談をするうえで欠かせないコミュニケーション手段となっています。オンラインでもリアルと変わらないコミュニケーションを実現できれば、「直接顔を合わせないとできない」という考え方も大きく変わるでしょう。

オンライン名刺交換では、従来であれば商談が容易にできなかった海外や遠方の企業ともつながるチャンスを得られます。さらにビジネスチャンスを獲得するためにも、オンライン名刺交換の導入を検討してみてはいかがでしょうか。