社内SNSの導入メリット・失敗しないコツを知り運用を成功させよう

今後、更に増えていくであろうリモートワークや、プロジェクト単位で仕事をするメンバーとコミュニケーションを取る際も、働き方や場所を問わず、効率よく進めることができます。社内SNSはスマホやタブレットとの相性が良いため、外出中でも簡単に操作できるのが特徴です。

社内SNSを使うことで、電話やメールで相談するほどではない思いつきの投げかけがしやすくなり、多くの意見やアイデアを出せる環境を生みだせるようになります。他の人も簡単に意見交換ができるので、企画がまとまるスピードが早くなることや、興味のある人同士でのチャットグループが作りやすくなることもあるでしょう。

例えばメールだと、担当者が明確でないとメッセージが送れないため「どうなってる？」とだけメールするのも面倒です。戻ってきてから聞こうと考えてしまいアクションが遅くなるケースもあるでしょう。しかし、社内SNSなら全体に対して「◯◯の案件って誰が担当でどこまで進んでるか知ってる？」と尋ねるだけで、状況を把握している人から、誰が担当でどこまで進捗しているかを返答してもらえる可能性が高くなります。

また、情報共有についても全メンバーにメールするのは通達事項でもない限りハードルが高いですが、社内SNS上であれば「◯◯の情報共有です。活かせそうな人はぜひ活用してください」等のように気軽に情報共有できるようになります。自分が作った資料を他の人が利用しやすくなりますし、情報共有がきっかけで社内のコミュニケーションが活発になるというメリットも生まれるでしょう。

気軽に使える反面、一定のルールを設けておかなければ、効果的な社内SNS利用が望めない可能性があります。社内SNSがうまく活用されない例としては、「特定の人しか情報を書き込まず、多くの人は見ても反応をしない」「特定のグループのみの会話に使われるようになり、全体のコミュニケーションツールとして活かされていない」などが挙げられます。また、社内SNSでは、私的な情報発信や個人攻撃などを防ぐ必要もあります。そのため、これらを防止できるルール作りと周知徹底は、社内SNS導入の際に不可欠となります。

コミュニケーションを活性化したくて導入したにも関わらず、習慣的に使われない状態になると本来の導入目的は達成できません。事前に利便性を説明する、部門を限定してフィジビリティで運用するなど、使いやすいきっかけ作りが重要になります。

社内SNSはコミュニケーションの活性化が目的ですが、利用する文化を醸成するには時間がかかることもあるため、「どのような状態になったら達成なのか」といったゴールを明確に定めておきましょう。目的を明確に定めないと何が良くなったのかの検証もできません。

せっかく社内SNSを導入しても、利用者にとって使いづらいツールであれば、想定した効果は見込めません。自然発生的に情報共有が行われる場を醸成するために、業務で使う機能として何が必要かを事前に把握しておきましょう。