BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とは

BPRが注目されている背景として、働き方改革や労働人口の減少、DX（Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション）の推進が挙げられます。日本は少子高齢化社会となっており、労働人口の減少は避けられません。

働き方改革では、労働時間の削減も掲げられており、今までと同じやり方で業務を進めていては、生産性向上は見込めないでしょう。少ない人数と時間で生産性を上げるためにも、業務プロセスの抜本的な見直しが必要です。

また、経済産業省が2018年に「DX推進ガイドライン」を公開したように、DX推進は多くの企業における重要課題となっています。DXは、デジタル技術を取り入れることによりビジネスモデルそのものを変革することを指しており、業務プロセスを変革するBPRとは、取り組み方が異なります。

しかし、DXを推進する一環として、業務プロセスの変革が必要です。少ない人数と時間で生産性を上げるためにも、DX推進が欠かせないものであり、その一環として、BPRが求められています。

BPRを行うメリットとして、生産性の向上が挙げられます。BPRは、全社レベルで業務プロセス全体を再構築する取り組みです。そのため、これまで理由がわからないまま慣習として実施していた業務を省いたり、非効率な業務の進め方を変更したりといった改善をします。

その結果、業務全体が効率化され、生産性向上につながります。生産性の向上により、目標達成に近づけるでしょう。

BPRの実施により、業務の最適化もできます。BPRは、業務プロセス全体を再構築する取り組みのため、取り組みの過程として、現状の業務フローを把握することからはじめます。現状の業務フローを把握するとにより、複数部門で重複する業務を発見できるだけでなく、部門間でのやりとりで非効率な業務も見つけられるでしょう。

また、部門間で「意思決定のボトルネックになっている場所」がわかれば、組織面での改善箇所も見えてきます。業務フローとともに意思決定をスムーズにできる組織にすることにより、業務全体が最適化できるのです。

BPRを行うメリットとして、顧客と従業員の満足度向上も挙げられます。業務の最適化ができれば、顧客に対するサービス提供のスピードが上がります。サービス提供のスピードが上がれば、顧客満足度も向上するでしょう。

また、業務の最適化により従業員の負担が軽減されれば、労働時間の短縮につながります。労働時間の短縮により、自分の時間を有意義に過ごせる従業員が増えれば、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

業務の属人化を回避できることも、BPRを行うメリットです。業務の属人化は、業務フローが不透明なことによる作業効率の低下や、担当者の異動や退職時の引継ぎが困難といったリスクを抱えています。

業務プロセス全体を見直せば、属人化されている業務が見えてきます。業務を最適化するためには、業務の標準化が欠かせません。BPRの実施により、属人化されている業務を把握し、その業務の標準化に取り組むことにより、属人化のリスクを回避できるのです。

BPRを行うデメリットとして、コストがかかることが挙げられます。BPRは全社レベルで業務全体を最適化できるため、長期的にみればコストが下がるはずです。

しかし、全社レベルで業務プロセス全体を再構築するには、労力と時間が必要です。業務を効率化する手段として、ITシステムを導入したり、外部委託したりするケースもあるでしょう。短期的にみた場合は、人件費やシステム費、外注費といったコストがかかってくることを理解しておく必要があります。

BPRを行うデメリットとして、社員との摩擦が生まれる可能性があることも挙げられます。BPRは全社レベルで業務プロセス全体を見直すため、これまでとは業務の進め方自体が大きく変わる場合もあります。

保守的な人の中には、これまでのやり方を変えたくない人もいるでしょう。一時的な負担増加を嫌がる人もでてくるはずです。

このようなリスクを回避するには、従業員に対しBPRの目的や効果を理解してもらう必要があります。経営陣自らが説明し、会社として取り組むことを伝えるとともに、計画時点から現場のメンバーを参画させ、自分ごととして捉えてもらうことも有効です。

業務仕分けは、業務フローや関連する部門との連携を把握し、業務の優先順位をつける手法です。業務フローや関連する部門との連携を把握することにより、重要度や難易度といった業務の性質が見えてきます。

業務の性質が見えてくれば、業務の優先順位がつけられます。重要度が低い業務については、外注することにより、自社の負担を軽減できるでしょう。難易度が低く、単純な業務であれば、システム導入により自動化するのも有効です。

業務の優先順位をつけることにより、注力するべき業務を見つける手法といえるでしょう。

SCMとは「Supply Chain Management」の略称で、調達・製造・物流・販売といった、生産から消費までの商品提供のフローを一元管理する手法です。自社だけでなく、企業間でも情報を共有するため、組織や企業の壁を越えて業務プロセスを最適化できます。

企業の壁を越えた最適化により、顧客満足度向上につながりやすい手法といえるでしょう。

シェアードサービスは、グループ企業で経理や人事、総務といった間接部門を集約する手法です。複数のグループ企業の間接部門を集約することにより、業務のスリム化ができるだけでなく、人材配置やデータ活用の面でも効率化できます。

間接部門を集約化すれば、グループ企業間の情報をまとめて管理できるため、コーポレートガバナンス（企業統治）の強化にもつながるでしょう。

はじめに、目標を設定します。階層の異なる従業員から改善点をヒアリングしたうえで、経営陣からは企業戦略を見据えた改善点をヒアリングします。従業員と経営陣の双方からの改善点を抽出することにより、自社の問題点を認識でき、改善の方向性を統一できるでしょう。

問題点が明確になれば、改善対象となる業務範囲を定めます。改善の方向性と業務範囲を定めれば、具体的な目標も設定できるでしょう。

改善の方向性と業務範囲が定まったら、対象業務の業務プロセスを把握し、課題を分析します。課題の分析には、フレームワークを活用すると良いでしょう。代表的なフレームワークには、以下の2つが挙げられます。

・   ABC（Activity Based Costing：活動基準原価計算）
　　→間接費（光熱費など製造にかかるコストが明確でないもの）を適切に原価計算する方法
・   BSC（Balanced Scored Card）
　　→財務、顧客、業績プロセス、成長・学習の4視点で、会社の将来性などを把握する方法

課題を分析したら、戦略や方針を定め、実施方法を検討します。非効率な業務を改善したり、意味のない業務をなくしたりといった改善とともに、業務の標準化についても検討します。

標準化できる基準として挙げられるのは、以下の2点です。

・   定型化できる業務
・   再現性が高い業務

標準化できる業務で重要度も低いものについては、外注や自動化を検討すると良いでしょう。

実施方法が決まれば、改善を進めていきます。前述したように、業務プロセス全体を再構築するには、労力と時間がかかります。そのため、短期スパンでの目標を設定し、定期的に進捗を確認することが大切です。

定期的に進捗を確認することにより、方向性のズレについても確認できるでしょう。

改善を進めるだけではなく、改善状況をモニタリングし、問題点や効果を把握することも大切です。定期的な進捗確認時に効果測定を実施すれば、問題点に対し、迅速に対応できます。

現場のメンバーへのヒアリングも実施すれば、数字的な効果だけでなく、心理面での効果も測定でき、より効果のある改善につながるでしょう。問題点の改善が難しい場合は「検討」ステップからやり直すことも大切です。