リファレンスチェックとは？採用時の質問内容や実施方法について

リファレンスチェックは先程お伝えしたように、選考した求職者が前職あるいは現職でどのように働いていたのか、選考で発言している内容と実際の働きぶりが合っているのかも含めて確認する調査のことを指します。

選考では求職者も自社に合わせてアピールをするため、例えば本当に理念に共感しているのか、本当に自社が希望する人柄や実績を持つ人材なのかを最終確認するために企業は利用する傾向にあります。

実施する際は前職/現職の上司などに連絡をして、求職者の仕事ぶりについて第三者の意見を聞くスタイルでおこなわれます。

前職調査は経歴や保有資格の詐称がないか、金銭トラブルなどの揉め事が起こっていなかったかなどを確認するためのものです。履歴書・職務経歴書などの書面で提出されたデータが合っているかを、調査会社などが確認します。

求職者は採用選考の際、内定を得るべく普段の印象とは異なる人柄をアピールすることもあります。求職者の対策が完璧であった場合、本心で思っているのか、それとも自社に合わせているだけなのか判断がつかないまま採用することもあるでしょう。

また、企業側は採用ができない期間が続いている場合、通常よりも判断がゆるくなることもあります。

「実は入社前からこの部分は少し不安だったけれど無視をしていた」など、もともと気になっていた部分が後々離職につながるような大きなずれを生むこともあるため、内定を出す前に前職での働きぶりや人柄をリファレンスチェックで確認しておくと安心です。書類や面接選考では確認できなかった人柄や働き方を再確認し、ミスマッチを防ぐ採用を心がけましょう。

採用選考では両者が良い印象を与える場で、素の部分を含めてすべてを読み取れるわけではありません。しかし、入社前に両者の方向性や考えが合うかどうかは確認しておく必要があります。

自社の面接官が採用選考に慣れている人であれば、選考過程で徐々に自社の職場環境の足りない点や今後の課題を開示し、相手にも開示してもらう流れをつくることも可能です。しかし、面接官の経験によってはできない場合もあるでしょう。

そのため、採用選考の効率化アイテムとしてリファレンスチェックを利用するのも良い方法です。面接官の数が足りない、あるいは育成中などであれば潔くリファレンスチェックをして絞り込んだ後、面接官が担当する領域を減らして負担を軽減するなど、状況によって使い分けをすると良いでしょう。

大企業になると、採用する人のバックグラウンドが問題ないかを企業として確認する必要が出てきます。採用する人材の行動によっては、これまで積み上げてきた企業の信頼を失墜させる可能性もあるためです。

このように、採用の効率化ではなく、リスク管理としてリファレンスチェックをおこなっている企業もあります。リファレンスチェックだけでいいのか、それとも前職調査まで必要なのか、自社ではどの程度のリスク回避が必要なのか考えたうえで、判断しましょう。

リファレンスチェックを実施するタイミングは、内定を出す前が一般的です。しかし、企業によっては先程挙げたように、選考の効率化を図るため採用選考中に挟む場合もあれば、内定後に調査をする場合もあります。

リファレンスチェックは、求職者がリファレンス先を紹介する場合と企業がリファレンス先を探す場合の2つがあります。主に2名程度にヒアリングをおこないます。

求職者がリファレンス先を紹介する場合は、前職/現職の上司などにお願いするのが一般的です。上司が難しければ自分よりも先輩の社員、難しければ同僚に依頼してもらうよう指示してください。

転職活動について現職に話せない求職者の場合は、前職の上司・先輩への依頼を要求しましょう。企業として求職者にリファレンスチェックの実施を依頼する場合は、リファレンスチェックの説明、質問内容、個人情報の管理方法を伝えて安心してもらうようにしてください。

先方が「調査をされる」と身構えてしまう可能性があるため、断られないように丁寧な説明を心がけるのが重要です。

リファレンスチェックの形式は電話・メール・オンラインミーティングアプリなどを用いて、対象者にヒアリングをおこないます。

自社でリファレンス先を探す場合は、専門の調査会社に依頼するか転職エージェントに依頼をします。事前に求職者には許諾を取ること、リファレンスの依頼をしてもリファレンス先から断られる可能性もあることの2点は注意しましょう。

まず重要なのが、リファレンスチェックにより経歴詐称など求職者の重大な違反が見つからない限り、内定取り消しをする場合は解雇扱いになるという点です。つまり、リファレンスチェックをするなら、内定を出す前におこなうことをおすすめします。

次にリファレンスチェックをする前に、何をどこまでチェックできれば安心して内定を出せるのかを自社内で基準を明確にしておきましょう。そうしないと、リファレンスチェックで得た情報をどう解釈するかで意見が割れる可能性もあるためです。

リファレンスチェックでたくさん情報が集まっても、「どう判断するのか」の軸が決まっていないと、集まったデータを有効に活用できません。

選考のデータとリファレンスチェックで得られたデータの乖離度が◯◯以内だったら内定、重視する4項目が合致していれば、それ以外の項目は入社時に求めないなど、自社内での基準を設けておくと、情報を得てから合否を決める際も迷わずに済みます。

リファレンスチェックで聞く内容はすべて個人情報であるため、求職者の同意を得てからおこなう必要があります。もし同意を得なかった場合は、個人情報保護法を破る違法行為になることを認識しておきましょう。

また、面接等で聞いてはいけない項目と同様に、宗教などの思想に関わる部分や家族構成・家族の職業など、本人以外の情報をヒアリングすると、選考に関係のない事項を確認したとして公正な選考をおこなわない会社とみなされます。注意しましょう。

求職者自身から、あるいはリファレンス先から、リファレンスチェックを拒否される場合もあります。在職中の求職者の場合は「内定が出てから退職交渉をしたいのに、今リファレンスチェックをされたら転職活動をしていることが会社に知られてしまう」などの理由で断られることもあるでしょう。

求職者の理由が転職活動を知られる問題であれば、前々職の候補者を教えてもらうなど、臨機応変に対応しましょう。

リファレンス先から断られる理由は、単純に時間がない・答えるメリットがないなどが多いです。候補者にとっては時間を割いておこなうボランティアであるため、なかなかボランティアで実施しようとは思わない可能性が高いです。

求職者に候補者を複数パターン聞いておき、どなたかは繋がるようにしておいてもらう必要があるでしょう。

リファレンスチェックは求職者の関係性の良い人に依頼する可能性が高いため、いくら公正な目で返答をお願いしても偏りが出る可能性もあります。よく見せようとするバイアスがかかっている可能性を捨てきれません。

そのため、通り一遍の質問だと求職者が答える印象と変わらなくなる可能性があります。その場合は、「選考のときはメインでリーダーの役割だと言っていたけれど実際はどうだったのか、◯◯プロジェクトでリファレンス先の上司と求職者それぞれの役割を聞いてみよう」など、選考でどの程度の脚色がされているのか、冷静に判断できる視点を持っておきましょう。

これまでの選考と前職/現職での雰囲気をよく確認し、すべてを総合して判断を下すようにするのをおすすめします。