成長とモチベーションアップに有効！ より良い日報にするためのポイント

日報ではその日に取り組んだ業務について記入することで、部下が振り返りをおこないやすくなります。優先すべき業務を再確認し、「もっとこうすれば良かったのではないか」という改善点が見つかれば、生産性は大きく向上していきます。

一方、上司は部下の業務報告から、適切に課せられた業務を遂行できているかを判断できます。場合によっては指導をおこなう、別の業務をさせる、といった対応も可能です。「業務遂行のペースが遅い」「それまでの業務とは違う点が気になった」といった業務報告は、業務上のトラブルの兆候である可能性が高く、発生を未然に防ぐことにもつながります。

日報では、業務内容だけでなく「所感」も欠かせません。

所感を書かせる際は、「◯◯が大変でした」など単なる感想にならないよう、気をつける必要があります。感想は業務に対して思ったことをそのまま書くものですが、所感は自身の意見や反省点を含んだもの。ノルマが達成できなかった原因と課題、改善策を考えさせれば、部下のスキルアップのヒントとなるはずです。

日報によって業務の反省をおこない、課題と改善点を考えることができれば、記入者の成長にもつながります。

たとえば前月の取り組みや目標の達成率を振り返れば、今月やるべき業務や業務の優先順位がはっきりと見えてきます。客観的な視点として上司からのフィードバックがあると、さらに自分の成長に足りないものがわかり、業務にも生かすことができることでしょう。

厚生労働省の調査によれば、雇用管理の実施率として「能力・成果等に見合った昇進や賃金アップ」「有給休暇の取得促進」に次いで、「職場の人間関係やコミュニケーションの円滑化」に取り組む企業が増えています。

コミュニケーションの円滑化に向けて日報を活用しようとする企業も見られますが、誰かにチェックされない、リアクションが返ってこない日報は、部下にとって「文字数を埋めさえすればいい」と認識され、いい加減な記入となってしまいます。

だからこそ、どんなに忙しくても部下の日報には目を通し、簡単なコメントを返すよう心がけましょう。誰かにチェックされることがわかれば、部下も惰性的な業務報告や中身のない所感を避け、自らの成長につながるような日報を書くようになるでしょう。

社員によっては取引先への訪問やミーティングが続き、疑問点があったとしてもなかなか対面でコミュニケーションを取れない日もあるでしょう。その疑問点を日報に書けば、「明日聞けばいいだろう」と判断して忘れてしまうという事態も防げます。些細な疑問であったとしても、「耳を傾けてくれるだけでなく、解決まで導いてくれる」日報は、部下にとって学びを得られる場にもなります。

業務中、誰であってもミスを起こしてしまうことはあります。その場の指導はたしかに重要ですが、聞いて終わりにしてしまえば再び同じミスをする可能性も少なくありません。

日報にトラブルの詳細、対処法や事前に回避するための取り組みを書かせれば、後から読み返したときに再度振り返りができ、ミスの防止につながります。一方で成功体験も日報に記載していれば、その後の業務にも役立つでしょう。

日報は仕事を改善・効率化するPDCA（※）の実践に有効です。その日に評価したいことと反省点を洗い出し、明日するべきタスクを書き出せば、目標達成に向けて取るべき行動がわかります。また、改善点を書かせれば、だらだらと業務に取り組まず、生産性を上げるための創意工夫が自然と浮かぶようになるでしょう。

（※）Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の4段階を繰り返すことで業務の改善を促す方法。

日報の記入は、なるべく当日にするよう呼びかけをおこないましょう。2～3日分の日報をまとめて書かせようとしても、日をまたぐと業務の詳細を思い出せなかったり、内容が抽象的になる可能性があります。

日報の記入を手軽にするだけでなく、チーム内で日報を共有できるようにする日報ソフトを活用するのも良いでしょう。アプリをダウンロードしていればスマートフォンでも記入ができるため、外出先からそのまま直帰する社員も当日中に日報を記入できます。

日報ソフトの利用によって日報を部署内で見られるようになると、ノウハウの共有ができるほか、上司以外の社員からのコミュニケーションが発生します。コメントやリアクション機能によって「日報が誰かに見られている」と知れば、新入社員が日報を書く大きなモチベーションにもつながるでしょう。

また、活躍している社員の日報は、新入社員をはじめ周囲のスキルを底上げする効果が期待できます。

日報の記入が進まない部下のために、下記のような日報のテンプレートを事前に準備しておくのも良いでしょう。

テンプレートがあると社員が日報を記入する手間が省けるだけでなく、業務に取り組みながら記入する内容を整理できます。テンプレートは随時内容をブラッシュアップし、無駄な項目があれば見直しをする必要があります。

また、日報には数字を必ず書くように伝えましょう。目標の達成率はもちろん、特定の業務にかかった時間や人数を数字で残すことで具体性が増し、その日の進捗がわかりやすくなります。

日報をもとに、できるようになったタスクにはポジティブなコメントを残すのが最適です。ただ「良かった」だけでは惰性的に日報のチェックをしている印象になってしまうため、できるだけ具体的なフィードバックをするよう意識しましょう。

部下のスキルやコンディションによっては、目標を達成できない日もあります。そんなときは達成できなかったことを叱責するのではなく、「ここをこうすれば達成できたはず」とアドバイスを送れば、部下のモチベーションが維持できます。

適切なアドバイスは部下の成長にも有効ですが、ときには部下に考えさせるようにはたらきかけなければなりません。課題に対し「どうすれば良いと思いましたか？」といった形で質問を織り交ぜながら、部下が自ら考えて行動できるように呼びかけましょう。

部下が目標を達成できたら、次の目標をあらかじめ提示することもおすすめです。特に部下がそれまで取り組んだ経験がない業務の場合、取り組む時間や方法が把握できていない可能性があります。そこで急に高い目標を立ててしまえば、達成できずにモチベーションの低下を招くかもしれません。

上司として、「まずはここまで」と目標達成に向かった段階を示せば、無理のない目標設定ができ、モチベーションの維持も実現できるでしょう。