今日から使える！オンライン会議マナーのルールとコツ

まず、パソコンと通信環境に問題がないか確認しましょう。いざ会議の時間になったらアクセスできない、音声が出ない、ビデオが映らないというのでは困ります。
次に、会議にふさわしい場所を選び、周辺環境を整えます。

オンライン会議では身だしなみも重要です。
また、リアル会議より相手に伝わる情報が少ないので、少し大げさなくらいのリアクションを心がけるとスムーズです。会議で使う予定の資料は、用意にタイムラグが発生しないよう、開始前に開いておきます。さらに、ホストが時間通り会議を始められるよう、少し早めに入室して待機しておきましょう。

□ネット回線やWi-Fiなどの通信環境が正常に動いているか
□カメラは接続できるか
□マイクは接続できるか

通信環境が不安な場合は、あらかじめ接続テストをしておくとよいでしょう。オンライン会議で、ビデオをONにして顔を出して話し合う場合は、事前に角度調整するなどして、顔がよく見えるようにしておきましょう。

□相手から見える範囲で、室内が乱雑になっていないか
□見られては困るものが写っていないか
□外の騒音が入らないかどうか
□適度な明るさがあるかどうか
□服装、メイクなどの身だしなみはOKか

自宅でできるとはいえ、仕事ですから、生活感あふれる室内が画面に映らないようにしましょう。室内が散らかっている場合や、相手に室内を見られたくないときは、バーチャル背景を利用するのも方法のひとつです。背景画像はさまざまな種類がありますが、カジュアルすぎる背景は避けましょう。

また、オンライン会議はできるだけ静かな環境でおこなうようにしましょう。クリアな音質で会話したいなら、ヘッドセットを使うのも有効です。明るさは、顔がきちんと見える光量を確保します。逆光だと顔が暗くなってしまい、誰だかわからなくなってしまうこともあります。どうしても顔が暗くなる場合は、顔に照明を当てるなど、印象が暗くならないよう気をつけましょう。

服装は、通勤時と同じでなくても構いませんが、ラフすぎる格好はNGです。パジャマや、パジャマに見えるようなリラックスウエアも避けたほうが無難です。清潔感ある身だしなみを心がけてください。

話すときは、ゆっくり・はっきり・大きめの声で、相手の反応を見ながら話しましょう。返事をするときは、一呼吸置きます。
なぜなら、インターネット環境やマイクの性能によって聞こえにくかったり、音が遅れて聞こえたりすることがあるからです。

また、会議中はしっかり前を向いてカメラを見ます。いつもより少しオーバーアクションにすると相手に言いたいことが伝わりやすくなるでしょう。

オンライン会議は、リアル会議よりも会話に入るタイミングがつかみにくいので、1人で話し続けないで、譲り合うことも大事です。相手の反応がモニターではわかりにくいので、自分が発言したら、「ここまで大丈夫でしょうか？」「不明な点がありませんか？」など、相手に正しく伝わっているか確認しましょう。

音声をONにしたままだと、会議とは無関係な音まで他の人に聞こえてしまいます。自分が話すとき以外は基本ミュートにしておいて、周囲の音が入らないようにしておきましょう。

相づちは声が入ると会議を妨げることがあるため、「うなずき」で対応します。また、会議中は顔を前に出して、積極的に参加していることを伝えるとよいでしょう。さらに、人が話しているときはしっかり聞いて、相手が話し終わるのを待ってから発言します。相手が話し終わらないうちに自分の話をかぶせないように注意します。

オンライン会議には、チャットもあります。チャット会議では、言いたいことは簡潔にまとめ、短文を心がけましょう。相手との関係性にもよりますが、絵文字を使うことで、円滑なコミュニケーションがはかれるケースもあります。

会議のホストである場合はもちろんのこと、ゲストとして参加していても、急用でない限り、インターホンには出ないのが基本です。
どうしても出なくてはならない場合や、待機中などでいったん席を離れても問題ない場合は、音声をミュートにするとともに、ビデオもOFFにして席を立ったことをわからないようにしたほうが安心です。

「音声が少し聞こえにくかったのですが、もう一度言っていただけませんか？」とうまく聞き取れなかったことを正直に伝えて、もう一度言ってもらいましょう。相手がどこから話せばよいのかわかるよう、「〇〇の後からもう一度お願いします」と伝えると親切です。

会議中は電話に出ないのが基本です。電源はオフにするか、マナーモードにしておきましょう。どうしても出なければならない事情がある場合は、ひとこと断りましょう。
ちなみに、iPhoneでZoomをしているときに着信があった場合は、「終了して応答」をクリックするとZoomを自動退出して通話モードに切り替わりますので注意が必要です。

相手との関係性によっても異なりますが、比較的問題なく受け入れてもらえます。お子さんを抱っこしたまま会議に参加するケースも少なくありません。ただ、お子さんがぐずって泣いたり騒いだりしてしまうと会議が続けられなくなるので、家族がいる場合は誰かに預け、いない場合は、いったん席をはずしましょう。

オンラインでは、話をするタイミングがつかみにくいことがあります。その場合は、無理に話に割り込もうとせず、黙って手を挙げて、ホストが気づいてくれるのを待つのがスマートです。