仕事が遅い人とは？特徴や改善方法についてわかりやすく解説

仕事の全体像や目的が見えていなければ、スムーズに仕事を進められません。仕事が遅い人ほど求められていない部分にこだわってしまったり、やらなくてもいい作業をしてしまったりするケースがあるはずです。

これは「何のための作業なのか」をわからずに進めてしまうためです。仕事の目的を理解していないことにより、不要な作業をしてしまいます。

また、全体像が見えていない場合もスムーズに仕事を進められません。作業に必要な時間がわからずに仕事を進めるため、時間がかかっていることにも気付かず、仕事が遅れてしまうのです。

仕事が遅いと思われる人の特徴には、自分のキャパシティを理解していないことも挙げられます。この場合、単純に仕事の進め方が悪いのではありません。自分が抱えきれる仕事量を把握せず、仕事を引き受けた結果、時間までに仕事が終わらないのです。

結果的に残業で対応することになり、疲れから品質が落ちるケースもあるでしょう。善意で引き受けたのにもかかわらず、周囲からは「仕事が遅い人」と思われ、評価も下がってしまいます。

仕事には、優先順位が存在します。仕事が遅い人は、優先順位をつけられなかったり、間違っていたりする傾向があります。後から入ってきた仕事であっても期日が早い場合や、自分が1番把握している仕事もあるでしょう。このような仕事から先に手をつけることにより、効率的に仕事が進められます。

しかし、優先順位をつけずに仕事を進めた場合、目の前にある仕事は片づけたものの期日が早い仕事に手をつけておらず、結果的に周囲に迷惑をかけることになります。

仕事が遅い人には、責任感がない傾向があります。責任感がない人は、期日に間に合わなくても「謝ればいい」「誰かが助けてくれるはず」という考えを持っており、自分が必ず期日に間に合わせなければならないという考えがない傾向があります。

そのため、仕事が遅くても改善しようという思考にはならず、仕事が遅いままになってしまうのです。

仕事が遅い人は、何回も同じミスをする傾向があります。ミス自体は誰でもしてしまうものです。対策を講じ、実行すれば同じミスは減るはずです。しかし、対策を講じなかった場合、何回も同じミスをしてしまいます。

何回も同じミスをした場合、修正する作業が増えるため、結果的に作業量が増加します。その結果、想定した時間よりも完了が遅くなるのです。ミスをすること自体よりも、対策を講じないことが原因といえるでしょう。

完璧を求めすぎることも、仕事が遅い人の特徴です。こだわりが強かったり、完璧主義の傾向があったりする場合、求められていない細かな部分までこだわって作業をしてしまうため、完成が遅くなってしまいます。

このような人は完成物の品質には問題ないケースが多いでしょう。しかし、短い時間で終わらせることも仕事に求められるもののひとつです。仕事に対して何を求められているのかを理解していないことが原因といえるかもしれません。

仕事が遅いと、周囲からの信用を失う可能性があります。仕事には短期間で終わらせなければならないものがあります。次の人にバトンタッチするようなスケジュールを組まれているケースもあるでしょう。

終わらせなければならない期間が決まっているのにもかかわらず遅れてしまった場合、顧客や周囲に迷惑をかける可能性があります。迷惑をかける状況が続くと、周囲からは「あの人に任せるのは怖い」とネガティブな印象を持たれてしまい、重要な仕事を任せてもらえなくなってしまうのです。

仕事が遅い場合、周りの人に負担がかかってしまいます。多くの仕事はチームで進めているはずです。ひとりの仕事が遅れた場合、遅れた分は他のメンバーがフォローして終わらせます。仕事が遅れた結果、次の工程の人に迷惑がかかることもあるでしょう。

また、仕事が遅い人には多くの作業を任せられないため、必然的に仕事が早い人に負荷が集中します。納期に間に合わせるために、仕事が早い人が残業して対応することもあるでしょう。仕事が遅い人ではなく、周りの人の負担が増加してしまうのです。

仕事が遅い人は、評価や給与が上がりにくい傾向があります。仕事が遅ければ、アウトプットの量が少なくなります。評価の基準のひとつに「成果」や「生産性」があります。アウトプットの量が少なければ、成果や生産性は上がりません。

周囲よりも時間がかかっていれば、残業で対応する場合もあります。残業が多くなれば、人件費も上がります。そのため、長く勤めていたとしても会社からの評価は上がらず、昇給も期待できなくなるのです。

仕事をスムーズに進めるためには、仕事の目的や全体像を把握する必要があります。仕事の目的を理解すれば「やらなくてもいい作業」がわかります。不要な作業がわかれば作業量が減るため、仕事が早くなるはずです。

また、全体像を把握すれば、作業時間を見積れます。「この作業は2時間で終わらせなければならない」とわかったうえで仕事をすれば、その時間に間に合わせるために仕事をするはずです。その結果、時間以内に仕事を終わらせられるのです。

自分のキャパシティを理解して仕事を受けることも大切です。仕事が遅い人の特徴に、自分のキャパシティを超える量の仕事を引き受けてしまうことが挙げられます。キャパシティを超える量の仕事を引き受けた場合、期日までに終わらず周囲に迷惑をかけたり、質が落ちてしまったりする可能性があるかもしれません。

自分のキャパシティ内で仕事を引き受けることにより、抱えている仕事に集中でき、質の高い仕事ができます。依頼された仕事を受けることが、必ずしも周囲のためになるわけではないことを理解しましょう。

仕事に優先順位をつけたうえで、スケジュール管理をすることも大切です。仕事には優先順位があり、必ずしも依頼された順番で仕事を進めれば良いわけではありません。

あとから依頼された仕事のほうが重要度が高いケースもあるでしょう。抱えている仕事の期日や重要度、必要な時間を把握し、優先順位をつけたうえで作業スケジュールを組むことにより、スムーズに仕事を進められます。

また、各作業の時間を設定しておくこともポイントです。仕事には、時間をかけようと思えば、いくらでもかけられるものがあります。自分の中で締め切りを設定することにより、その時間内に終わらせようとするはずです。

スムーズに仕事を進めるためには、進める順番と各作業の時間を決めることを押さえておきましょう。

仕事をスムーズに進めるためには、周りとコミュニケーションをとりながら進めることもポイントです。仕事をしていると、疑問点がでてきたり、進捗が遅れてしまったりすることがあります。しかし、多くの仕事は個人ではなくチームで動いているはずです。

疑問点があるまま仕事を進めた結果、後戻りの作業が発生し、チームに迷惑がかかるケースは珍しくありません。しかし、疑問点を周りの人に聞きながら仕事を進めれば、後戻り作業は回避できます。

キャパシティを超えていた場合、周囲の人に相談すれば、チームメンバーで仕事を分散することもできるでしょう。チームで動いていることを理解し、ひとりで抱え込まないことが大切です。

何回も同じミスをしてしまう人は、失敗した原因に向き合うことも大切です。何回も同じミスをするのであれば、何か原因があるはずです。ミスの原因には「作業の順番を守っていない」「勘違いしていた」などのほか、元々の作業手順がミスを誘発するような仕組みになっているケースもあります。

失敗した原因を突き止め、対策を講じることにより同じ失敗を繰り返さないようになります。失敗が駄目なのではなく、対策を講じないことが駄目という意識を持つことが大切です。

仕事の早さには、整理整頓も影響します。整理整頓されていない机で作業した場合、必要書類や道具をすぐに手元に用意できません。必要なものを探す時間がかかれば、その分だけ仕事も遅くなります。

ただし、綺麗に片付いていれば良いわけではありません。使用頻度が高いものを取り出しやすい場所に置いたり、分類やインデックスで書類を見つけやすくしたりすることも、整理整頓のひとつです。

また、机だけでなくパソコン内のデータ管理も同様です。作業をするうえでの細かい導線も仕事の早さにつながることを理解しましょう。

仕事が早い人の特徴として、スケジュール管理ができていることが挙げられます。仕事が早い人は、抱えている仕事の期日や重要度、必要な時間を把握しています。これらの情報から優先順位をつけ、細かくスケジュールを立てることにより、スムーズに仕事を終わらせているのです。

また、仕事にはトラブルがつきものです。仕事が早い人は、リスク管理もできています。トラブルが起こることを想定し、期日よりも早く終わるようなスケジュールを組んでおくことにより、期日内に仕事が終わるのです。

仕事が早い人は、業務の目的や全体像はもちろん、周囲の状況も把握しながら仕事を進めています。業務の目的や全体像を把握することにより、不要な作業をすることなく仕事を進められます。

周囲の状況を把握しながら進めれば、遅れている人のフォローをするために早めのスケジュールを組んだり、次の工程の担当者が進めやすいようなデータを作ったりすることもできるでしょう。自分だけでなく、全体最適を考えたスケジュールを組めるため、結果的に仕事が早くなるのです。

仕事が早い人は、周囲とコミュニケーションをとりながら仕事を進めていることも特徴です。コミュニケーションの内容は、業務に関することだけではありません。普段から雑談でコミュニケーションをとり、気軽に相談できる関係性を作っておくことにより、気になることや疑問点があった場合でもすぐに周囲に相談できます。

周囲とすぐに話せる関係性を構築できていれば、雑談中に「これまでは知らなかった良い方法」を教えてもらえるケースもあります。周囲を巻き込んで仕事を進めることができているため、仕事が早く終わるのです。

仕事が早い人は、普段から仕事を早く進めるための工夫をしていることも特徴です。導線を意識した整理整頓はもちろん、細かい作業時間を設定しながら進めたり、ツールの使い方を勉強したりといった工夫を自主的にしています。

やらない作業を決めていることも、仕事が早い人の特徴です。効率化につながる工夫や改善をする癖がついていることが、仕事が早い人と遅い人の違いといえるでしょう。