仕事のキャパオーバーとはどんな状態？対策は？

今自分が持っている業務量を見積もることができずに、新たな仕事を受けたりすると、キャパオーバーになります。この状況になるのは、性格的なところもありますが、多くは自分の能力がつかめず、段取りが組めない、キャリアの浅い時期に陥りがちです。

タスクなどが多くなりすぎると、一つひとつの作業に集中できなかったり、作業自体を簡略化するようになり、時間的な余裕が持てなくなります。これもキャパオーバーを起こす原因です。その結果、ミスやトラブルに発展すれば、精神的な余裕もなくなってしまう恐れがあります。

やるべき仕事に優先順位をつけられずに、仕事が滞りがちになれば、気がつけばキャパオーバーになってしまいます。今抱えているタスクを全て洗い出して、緊急度と重要度の観点で整理していけば、スケジュールの目処や業務量を把握することができます。

スキルや能力以上に業務を受けていると、常に全力投球で業務に向き合わなければなりません。それを続けていると、気持ちに余裕が持てなくなり、仕事がたまって、キャパオーバーになりかねません。行き過ぎると、メンタル不調を招く恐れもあるため、注意が必要です。

職場での人間関係や、友人や家族の問題など、悩みを抱えながら仕事をしていると、本来の力を100％出せずに、作業が遅々として進まないことがあります。これも、キャパオーバーになる恐れがあります。まずは、その悩みを解消することに専念しましょう。長期にわたって時間を要するのであれば、その期間は仕事量を減らしてもらえるように、上司などに相談するのも方法です。

キャパオーバーになると、時間の余裕がなくなり、普段ならやらないミスを起こしてしまいがちです。「自分への評価を落とす」ことにもつながるため、ミスが増えてきた時には、これまでの業務に抜け漏れがないか見直してみましょう。

トラブルが重なったりして、一時的に残業時間が増えることはありますが、慢性的に業務時間内に仕事が終わらない場合は、キャパオーバーの兆候です。常態化していると、自分ではキャパオーバーだ、と気づかないので、業務量を可視化して、周りの意見を聞くことが大切です。

ちょっとしたことでイライラしたり、感情の浮き沈みが激しくなったりしたりして、気持ちに余裕がなくなった時は、要注意です。キャパオーバーになっているかもしれません。休暇をとるなどして、仕事と距離をおいて、冷静になれる環境をつくりましょう。

「疲れがとれない」「頭痛や腹痛がつづく」などの症状が続くときは、注意が必要です。業務が多くなり、キャパオーバーにより、知らないうちに心身に疲労がたまっているせいかもしれません。そのまま放置していると、仕事を続けられなくなる可能性があります。まずはクリニックや病院へ行き、現状の健康状態を検査しましょう。

普段であれば、友人とのショッピングや、同僚の飲み会などは気分転換になり、楽しいはずです。しかし、仕事が忙しくなり、キャパオーバーになってくると、人と会うこと自体がおっくうになってきます。これは、気持ちが弱っている証です。上司などに相談して、業務量を減らしてもらい、休暇をとって、ゆっくり過ごせる時間をつくるようにしましょう。

キャパオーバーの兆候として、いつもなら簡単にできる業務が、思うように頭が働かずに円滑に進められないことがあります。いろいろなタスクを同時に考えなければならず、頭がパンクしている状態かもしれません。１つ１つのタスクを見直して、分解して、やるべきことを可視化することから始めましょう。

「業務量が多くなり、気持ちが切り替えられない」「仕事を始めようにもエンジンがかからない」など、仕事へのモチベーションが上がらない人は、キャパオーバーになりかけの可能性があります。これが続くようだと、自身の健康状態に悪影響を与えるリスクがあるので、上司や人事などに相談するようにしましょう。

仕事を途中で投げ出さずに、やり遂げるためには、「責任感」は大事な要素です。しかし、その思いが強すぎると、業務量が増えて、キャパオーバーになりやすい傾向があります。必要以上に責任感を持ちすぎないように注意しましょう。

「自分の評価が下がってしまう」。そんな思いから、悩みや仕事を誰にも相談せずに、一人で抱え込んでしまう人がいます。こういうタイプの人は、周りが気づかずうちにキャパオーバーに陥って、発覚したときには、取り返しのつかないことになることが多いです。将来のリスクヘッジ（危険を予測し、それを避けるよう対策を取ること）のためにも、周りと密にコミュニケーションをとるようにしましょう。

一つ一つの仕事に自分が納得できるまで、とことんこだわるがあまり、次々と仕事が舞い込んできては滞り、業務量が増えていく。気がついた頃には、キャパオーバーになっています。どこまでこだわってやるかは、納期とのバランスを考慮して、業務を進めるようにしましょう。

「人の役に立ちたい」という強い気持ちから、自分の能力や、抱えている業務量を考えずに、受けてしまい、いつのまにか業務過多に陥り、キャパオーバーになってしまう。「人の頼みを断れない」のは、自信のなさの表れかもしれません。このタイプは、すぐには断れない人が多いので、まずは代替案を提示してみましょう。そうすれば、相手にも不快な思いをさせずにすみます。

さまざまなタスクを抱えて、どのように進めればいいか分からない人は、次の手順で、タスクを整理していきましょう。

▼すべてのタスクを洗い出す
▼緊急度・優先度をもとに、優先順位をつける
▼スケジュールをつくる

タスクは細かく分解したほうが、どんなことに、どのくらいの時間がかかるのかも把握できます。また、実行後は定期的に進捗を把握して、計画したスケジュール通りに進められているか、確認しましょう。

多くの業務量を抱えている人には、時には自分一人で処理できない業務が出てきます。その場合は、他のスタッフに業務を任せられないか、上司や同僚に相談してみましょう。その際、作業量と作業時間の目安、作業手順をしっかり伝えて、引き継ぐ相手がすぐにでも取り掛かれるようにしておきましょう。

キャパオーバーを起こさないためにも、周囲に定期的に業務量を伝えることが大切です。また、周囲のメンバーにどのくらいの余力が残っているのかヒアリングして、リソースを共有しておけば、万が一の自分がキャパオーバーの際には、タスクなどをお願いしやすくなります。

ムリ、ムラ、ムダを洗い出して、仕事の手順を改善したり、新たなツールを活用したりすることで、業務の効率化を図り、キャパオーバーを削減できる可能性があります。例えば、効率的に仕事をしている他のメンバーに方法を聞いてみるのも一つのやり方です。

心身ともに疲れてくると、仕事に集中できずに、業務効率が落ちて、キャパオーバーになりやすいです。定期的に休暇をとって、気持ちをリフレッシュしましょう。そうすれば高いパフォーマンスを発揮できるようになります。