派遣ノウハウ
Web面談のポイントとは？マナーや話し方、服装を紹介します
インターネットを利用したWeb面談を実施する企業が増えています。Web面談とは、オンラインで採用担当者や派遣会社の担当者と面談をすることですが、Web面談に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、Web面談を上手に進めるためのコツやマナー、服装、注意点などを紹介します。
目次
面接と面談の違い
面接と面談、どちらも会って話をすることは共通しますが、それ以外の違いとはいったい何でしょうか。
「面接」では、応募者の能力や素養などを見て、選考する要素が含まれるため、採用選考で活用されます。一方「面談」は、選考要素はなく、二人でお互い語り合うなど、目的は、あくまでお互いの理解を深めることにあります。「カジュアル面談」は、選考ではなく、企業と応募者が相互理解を深めることが目的なので、その後ミスマッチのない採用活動をスタートするための準備期間のようなものにあたるでしょう。
Web面談の準備
Web面談は、事前の準備が大切です。当日になって慌てないように、Web面談の前日までに済ませておくべきポイントをご紹介します。
場所・背景
□インターネット回線のチェック
Web面談はインターネット回線が安定していることが重要なポイントです。インターネット回線が不安定だと、面談の途中で音声が聞こえなくなったり、映像が止まったりします。Wi-Fi電波が常に強い場所やルーターの近くなど、ビデオ通話がスムーズにできる場所を探しておきましょう。
□他の人がいない、静かな環境の用意
Web面談は、人がいない静かな場所で受けましょう。他の人がカメラに映り込んだり話し声やテレビの音声などが聞こえたりすると、面談に集中していない印象を与えてしまいます。家族や同居人がいる場合は、事前に協力をお願いしておきましょう。
□背景は、無地の壁が理想的
Web面談中は、部屋の様子がずっと映っています。部屋が散らかっていると、そのまま相手に見えてしまいます。背景は無地の壁だけが映り込むようにすると、清潔感のある印象を与えることができます。家財道具や雑貨などが映り込まないように工夫しましょう。
□バーチャル背景を使う方法も
ZoomなどのWeb会議ツールには、背景をカスタマイズできる「バーチャル背景」と呼ばれる機能があります。部屋の環境を整えることが難しい場合は、こうした機能を使う方法もあります。ただし、古いパソコンなどでは使用できない場合もあります。事前に試しておきましょう。
□部屋の明るさにも注意
Web面談は、部屋の明るさにも注意しましょう。画面が暗いと、相手に暗い印象を与えてしまいます。パソコンやスマホの近くに照明を設置すると、顔が明るく映り、好印象を与えることができます。自撮り用のリングライトなどがおすすめです。
WEB会議ツール・撮影機材
□Web会議ツールを用意
Web会議ツールには、Zoom、Skype、Google Meet、Microsoft Teamsなどさまざまなツールがあります。企業によってWeb面談で使用するWeb会議ツールは異なるので、インストールが必要な場合もあります。インストールをした上で、マイクの使い方や背景設定など、事前にチェックして、準備しておきましょう。
□カメラ・マイクの動作チェック
カメラやマイクの設定がOFFになっていると、自分の映像や音声が相手に届きません。パソコンやスマホ、Web会議ツールのカメラやマイクの設定を事前に確認し、トラブルを防ぎましょう。
□スマホの通知音はオフに
スマホを利用したビデオ通話では、メールの着信音やアプリの通知音がWeb面談の妨げになることがあります。事前にサイレントモードやマナーモードにしておきましょう。
Web面談のメリット
Web面談のメリットは、自宅などで効率よく面談を受けられることです。面談会場に移動するための時間や手間が省け、交通費も節約できます。動画投稿であれば、時間帯も気にせずエントリーできます。そのためより多くの企業の面談を受けられることもメリットのひとつです。
Web面談の種類
Web面談には「ライブ方式」と「動画投稿」の２つの方法があります。まずはWeb面談の基本的なやり方とメリットを確認しておきましょう。
・ライブ方式
ZoomやSkypeなどのWeb会議ツールを用いて、オンラインで採用担当者や派遣会社の担当者と面談する方式です。パソコンやスマホの画面越しに面談をおこないます。
・動画投稿
企業に指定されたサイトにアクセスし、動画をアップロードする方式です。自己PRや志望動機など、与えられた課題を録画収録して投稿します。
どちらの方式も、スマホがあれば実施することができるので、パソコンを持っていない人でも参加できます。パソコンやスマホの内蔵カメラを使えば、撮影機材を別途購入する必要もありません。
Web面談のデメリット
Web面談のデメリットとしては、大きく分けて2つがあります。
１つ目は、通信環境の影響を受けて、コミュニケーションが取りづらい点です。面談の途中で音声が途切れたり、PCや通信環境によっては、声が聞き取りづらいなどで、自分にも相手にもストレスが生じてしまうことがあります。
2つ目は、会社の雰囲気がつかめないことです。リアルな面談であれば、その職場の雰囲気や周辺環境などを情報として入手できます。しかし、Web面談では、話し相手の言葉からしか情報を得ることができません。
Web面談を上手に進めるコツ
Web面談には、上手に進めるためのコツがあります。Webならではのポイントもありますので押さえておきましょう。
マナー編
□開始５分前には、パソコンやスマホの前で待機
面談開始の５分前には、端末の前で待機しましょう。面談前に緊張をほぐしてリラックスできるだけでなく、直前になってWeb会議ツールの設定を変更することになった場合でも速やかに対応できます。Web面談でも対面式の面接と同じように、時間に余裕を持って行動しましょう。
□面談の最初と最後にはあいさつやお礼をする
ビデオ通話がつながったら、まずは明るくあいさつしましょう。通信環境に不安がある場合は「画面は映っていますでしょうか？」「声の届き方に問題ありませんか？」と、最初に通話状態を確認するといいでしょう。面談終了時にもきちんとお礼することで、相手に好印象を与えることができます。
□目線はカメラに向ける
対面式の面接では、相手の目を見て話すのが基本ですが、Web面談では画面に映った相手の顔を見続けているとカメラから視線が外れて、正面を見ていないように映ってしまいます。視線は、カメラに向けることを意識しましょう。
□目線とカメラの位置を同じ高さにする
ノートパソコンやスマホを使用する場合は、カメラよりも目の位置が高くなるため、上から相手を見下すような視線になってしまいます。端末の下に台を置いて、目線とカメラの位置が水平になるように調整しましょう。台がない場合は、本などを積み重ねるといいでしょう。
話し方編
□はっきり話す
Web面談では、声がこもって音声が聞き取りにくくなる場合があります。対面時よりもはっきりとした大きな声を出すように意識しましょう。
□焦らず、ゆっくりと話す
ビデオ通話は、会話にタイムラグが発生することがあります。また、緊張も相まって早口になりがちです。Web面談では、対面時よりもゆっくりと間を取って話すことを意識しましょう。
□リアクションは大きめに
Web面談は、相手に感情が伝わりにくいため、無愛想な印象を与えやすくなります。笑顔を意識するのはもちろん、大きくうなずく、身振り手振り交えるなど、大きめのリアクションを心がけるようにしましょう。
服装編
□面談の場にふさわしい服装
Web面談でも対面式の面接と同じように、面談の場に相ふさわしい身だしなみとTPOを意識した服装を心がけましょう。自宅であってもラフな服装はNGです。
□全身の身なりを整える
Web面談では、何かの拍子に全身が映ることがあります。画面に映る上半身だけでなく、全身の身なりを整えておきましょう。
Web面談の注意
Web面談は、対面式の面接とは異なる注意点があります。Web面談を上手に進めるために気をつけることをご紹介します。
□ビデオ通話に必要な環境のチェック
Web面談の最中に、端末やアプリ、ネット回線にトラブルが起こると、面談が中断されてしまいます。インターネット回線の接続速度、Web会議ツールの設定など、Web面談をおこなうための必要な環境がしっかり整っているか、必ず事前に確認しましょう。
□トラブルが起きた場合は、すぐに電話連絡
しっかり準備を整えても、画面がフリーズする、音声が聞こえないなどのトラブルが起こることがあります。そうした場合は、すぐに担当者に電話して、事情を説明しましょう。
□応募書類をプリントアウト
Web面談の最中は、Web会議ツールが開いているため、パソコンやスマホでは応募書類が確認しにくくなります。履歴書やエントリーシートなどの必要書類は事前にプリントアウトして、質問にすぐに対応できるようにしておきましょう。
□書類は正面に見える位置に
履歴書などの書類を机の上に置いておくと、目線が下がってしまいます。カメラの真横に立てかけるか、壁に貼っておくといいでしょう。
□メモとペンを用意
Web面談中のメモは、紙に書き留めましょう。キーボードをたたくと案外と大きな音がするため、コミュニケーションの妨げになります。メモ用紙とペンを用意しておきましょう。
□充電残量を確認する
Web面談中にパソコンやスマホ、ワイヤレスイヤホンの充電が切れてしまうと、面談の続行が難しくなります。事前に必ず充電を済ませておくか、端末を充電しながら面談にのぞみましょう。
まとめ
事前に準備しておけば、Web面談もリラックスして受けられる
一般的な対面式の面談は受けたことがあっても、Web面談はまだ不慣れ方が多いでしょう。Web面談であっても、対面式の面談と共通することも多くあります。過度に身構えず、普段と変わらない姿勢でのぞむことも大切です。そのためにも、事前にしっかりと準備をしておきましょう。前日までに準備を整えておけば、リラックスした気持ちで面談を受けることができます。大事なポイントやコツを確認して、Web面談を上手に進めましょう。
- ライター：鈴木にこ
- 求人メディアの編集者を経て、フリーランスとして活動中。派遣・新卒・転職メディアの編集協力、ビジネス・ライフスタイル関連の書籍や記事のライティングをおこなう。
