シェアードサービスとは？BPOとの違い・メリット・活用の流れを解説

少子高齢化による人材不足や政府が推進している働き方改革により、シェアードサービスに注目が集まっています。規模の大きい企業で発生する重複する間接業務を、シェアードサービスの活用で一元化できるため、無駄がなくなり、業務効率化が実現します。

2000年頃に日本では大企業を中心にシェアードサービスの導入がおこなわれ、2020年頃からは、DX（デジタルトランスフォーメーション）化の推進やクラウドサービスの進展により、再活用の動きが活発化し始めました。AIやRPA（ロボテｲック・プロセス・オートメーション）の発展により、迅速で質の高いサービスの提供、クラウド会計サービスのような業務の標準化を進めるサービスが増えてきたためです。

現在は、大企業だけではなく、労働時間の短縮や柔軟な働き方実現へ向けて、複数の事業所を保有する中堅企業でも導入されはじめています。

シェアードサービスセンターとは、各事業部で共通しておこなわれてきた業務を一ヶ所に集約して担う組織のことです。親会社の部門として設けられたり、子会社として設置されたりします。子会社であれば、財務諸表で、経営成績を確認できるだけではなく、グループ外の外部企業へサービスを提供し、利益を上げることも可能です。

シェアードサービス、BPO、アウトソーシングの主な違いは以下のとおりです。
 

BPOは「Business Process Outsourcing」の略称です。企業が特定のプロセスを外部事業者に一括して委託するアウトソーシングの一種で、企画設計から運用までトータルでサポートしており、作業がメインのアウトソーシングとは範囲が広くなります。

アウトソーシングは、外部のノウハウを活用し、企業の特定業務の一部を外部に委託して業務効率化を図る手法です。

シェアードサービスはグループ内で業務を一ヶ所に集約するのに対して、BPOやアウトソーシングは外部事業者に委託するため作業者が異なります。また、社内ですべて完結するシェアードサービスは、社内ナレッジの蓄積が可能です。どの手法も業務効率化やコスト削減、生産性向上を目的に導入されます。

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シェアードサービスは、定型的な間接業務を集約することで効果を発揮し、標準化が容易な業務との相性に優れています。各部門で相性のよい業務は以下のとおりです。
 

シェアードサービスの対象となるのは、企業の直接業務を支える間接業務です。具体的には、定期的に実施する業務や、法律・規則にしたがっておこなわれる業務が中心となります。これらの業務は日常的に繰り返す定型業務であり、マニュアル化や標準化が容易です。また、企業が異なっていても実施する業務内容はほとんど変わらないため、効率的な集約が可能です。

業務の集約化を検討している企業は、ルーティン業務から段階的に移行することをおすすめします。

専門性が高い業務は、一般的なルーティン業務と比べてマニュアル化が困難であり、人材の育成にも時間と労力を要します。専門性が高い業務は以下のとおりです。

●  管理会計
●  資金調達
●  内部監査
●  人事制度の構築や運営など

シェアードサービスの対象とすることで、限られた専門人材を効率的に活用できる利点はありますが、専門性が高く、導入率は低い傾向にあります。

シェアードサービスの導入により、複数の企業で共通するバックオフィス業務を一括対応できるため、業務効率化とコスト削減が可能です。重複作業の排除やマニュアル化が進むことで、作業時間の短縮が実現し、引き継ぎや新人教育も容易になります。これにより、従業員は本来の業務に集中でき、企業全体の生産性向上にもつながります。

シェアードサービスにより、グループ内で別々に処理されていた間接業務を一カ所に集約すれば、発生していた手間や負担を軽減できます。企業規模の拡大により、増えていた重複業務を一元化して、作業工程の無駄を省き、携わっていた人員をコア事業へ配置転換も可能です。

また、各所で運用されていたシステムも集約できるため、ライセンス費やシステム使用料の管理費、システム使用に必要な教育時間も削減が見込まれます。

一ヶ所に業務を集約することで、各企業で培ってきた経験やノウハウを集約でき、グループ全体の経営力強化も期待できます。業務の精度が高まり効率化が進むだけではなく、専門性も高まることで業務品質の向上が見込めます。

業務プロセスの標準化は社内での再現性を高め、誰でも効率的な業務遂行が可能な状態に持っていきましょう。営業やマーケティングなど企業が注力したいコア事業に集中しやすくなり、企業の競争力も向上します。

シェアードサービスにより人材を共有することで、人的リソースを最低限に抑えることができます。業務を一括にまとめ、携わる人員を絞ることで余剰人員の再配置、業務兼任の非効率さの軽減が可能です。

例えば、企業ごとに経理の請求書発行の締日をずらして、グループ内の請求書発行業務を平準化して負担が偏らないように業務量を調整できます。経理担当者が総務業務を兼任している場合は、兼任業務が煩雑で本来の経理処理がおろそかになってしまう可能性を減らせるでしょう。

人手不足が課題だった場合、シェアードサービスの活用によって少人数での対応が可能になれば、人手不足の解決が望めます。

シェアードサービスを活用して業務を一ヶ所に集約することで、情報収集と意思決定のプロセスが大幅に効率化されます。グループ内の各企業に重複していた部門を集中管理することで、より統制の取れた管理体制の構築が可能です。企業内で不正行為が発生しにくい環境が整備され、企業の社会的信頼性や企業価値の向上につながります。

企業リソースを効率的に活用して競争力を向上させ、問題の早期発見・解決により経営リスクを軽減するなど、組織全体としての持続的な成長を支える基盤となります。

サービスの導入には多額の初期投資と時間が必要です。長期的な視点では経営効率化によるコスト削減が期待できますが、業務プロセスの整備において、各部署で異なるシステムやIT環境の統合が求められます。

企業内で独自に運用していた業務システムの集約には、業務フローの洗い出しや標準化など、膨大な労力と時間を要します。新システムの導入コストや社員教育費用も発生することから、緻密な資金計画が不可欠です。

人事面では、従業員への説明や配置転換に細心の注意が必要です。特に、報酬や福利厚生の調整は慎重におこなわなければ、従業員の離職リスクにつながるおそれがあります。新システムの操作研修など、教育にかかる時間とコストも考慮しましょう。

もし、社内でプロジェクトが円滑に進まない場合は、戦略コンサルタントやITコンサルタントなど、外部専門家の支援を検討してみましょう。

グループ内の専門知識を持つ担当者が一ヶ所に集中するため、各社内での専門的な対応やトラブル対応が困難です。部門間や企業間のコミュニケーションが複雑化しやすく、情報連携の見直しや新しい業務フローの作成・周知も必要となります。

コミュニケーションの課題に対応するため、シェアードサービスと各社をつなぐ窓口担当者の設置がおすすめです。

本社に集約するシェアードサービスの導入には、業務効率化や経営判断の迅速化といったメリットがありますが、従来の業務体制との区別が曖昧になるリスクや効率化の効果が見えにくいデメリットもあります。本社に集約する導入形態について、具体的なメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

メリット
本社に集約するシェアードサービスは、組織変更の影響を最小限に抑えながら、業務効率化と迅速な経営判断が可能になります。

本社内にシェアードサービスを担当する部門を新設し、各部門から経理や人事などの業務を段階的に集約することで、大規模な組織変更を避けることができます。従業員の混乱を最小限に抑えながら、サービスの導入を円滑に進めることが可能です。

本社内での業務集約により、管理のしやすさが向上し、事業部門との連携が強化されます。結果として、グループ全体の業務効率が向上し、経営判断のスピードアップにつながります。

デメリット
本社集約型は、従来の業務体制との区別が曖昧になりやすく、効率化の効果が見えにくい課題があります。

本社内での業務集約は、従来の業務体制や慣習にとらわれやすく、大幅な組織改革に踏み切れないリスクがあります。また、シェアードサービスへの切り替えが周囲から見えづらいため、従来の業務手法が継続されてしまうかもしれません。
本社事務所内の限られたリソースのなかで、執務スペースの確保や人員配置をおこなう必要があり、想定していた効率化が進まないケースもあるでしょう。

課題を克服するためには、活用目的やメリットを組織全体に明確に周知し、計画的な移行を進めていきましょう。

子会社にシェアードサービスを集約することで、売上やコストが明確化し、独立した組織運営や専門性の高い対応が可能です。また、人件費の最適化や業績評価がしやすく、継続的な改善活動の推進に役立ちます。しかし、新たな子会社設立にともなう初期コストや、グループ会社間の連携強化といった課題もあるため、長期的な視点で慎重に検討が必要です。ここでは具体的なメリットとデメリットを紹介します。

メリット
シェアードサービスを子会社化することで、売上やコストが明確になり、独立した企業として、業績評価がしやすくなります。また、組織やシステムを一から構築できるため、本社とは異なる独自の方針・戦略を導入しやすく、専門性の高い柔軟な組織運営が可能です。

給与体系を独自に設定できることで人件費の最適化が図れ、外部からの事業拡大も難しくありません。業務効率化の成果も数字として明確に可視化し、継続的な改善活動を推進しやすくなります。

長期的な成長を見据えて子会社化の選択肢も検討してみるのもよいでしょう。

デメリット
新規に子会社の立ち上げにともなう組織変更は、システムやデータ統合のための多額の初期コストが発生し、現場での混乱も避けられません。しかし、本社や各グループ会社との連携が弱まる可能性があり、新たな経営リソースの確保も必要となります。

課題に対応するには、長期的な視点での計画立案と段階的な導入プロセスの設計が重要です。シャードサービスの子会社化をご検討する場合は、十分な準備期間と予算を確保したうえで、慎重に移行を進めていきましょう。

シェアードサービスの導入前に、業務における社内の課題や問題点を把握して整理しましょう。実際に使用しているシステムの種類や業務の繁忙期、作業にかかる時間の測定をして把握します。

問題点を整理することで、どのような機能やサービスが必要なのか判断する材料になります。業務の重複や無駄の排除し、効率的な運用ができるように事前に整理しておくことが重要です。

導入目的を明確にしておけば、始める前にどの業務プロセスにリソースを集中するべきかわかり、全員が同じ目標を理解してスムーズに進行がしやすくなります。

また、導入後の効果を測定するために、事前にどの程度コスト削減が見込めるのかを数値化しておくとよいでしょう。目的が明確であれば、導入後の効果を評価しやすくなり、改善策を講じることができます。

シェアードサービスは重複する業務を集約して効率化を図る手法です。業務プロセスが類似している部門を選定することで、標準化が容易になり、業務の効率化が最大化されます。

特定の部門をシェアードサービスにすれば、専門的な知識やノウハウをグループ内で共有できます。これにより、各企業が持つ専門的なリソースを有効活用して業務小品質の向上が期待できます。

他社の事例を参考にしつつ、自社でシェアードサービスを導入するときに効果が最大限に活かせる部門を選びましょう。

導入前に、業務プロセス、管理体制、システム面の見直しが不可欠です。それぞれの要素を適切に整理、最適化することでシェアードサービスの効果を最大限に引き出します。

業務プロセスの見直しでは、不要な手続きを省略、業務の流れをスムーズにします。今までバラバラに管理されていた業務を一元管理するため、ガバナンスが強化される仕組みです。また、業務の透明性が向上し、部署間の連携やリスク管理が容易になります。

システム面の見直しで、各部門で使用されていた異なるシステムを統合し、データベースの整備や一元管理が可能です。自動化できるツールやソフトウェアの導入で、手作業によるミスを減らすこともできるでしょう。

シェアードサービスは単なる業務の集約ではなく、組織全体の業務改革が見込めます。

人員体制の確立で、各メンバーの役割や責任が明確になります。これにより、業務の重複や混乱を防ぎ、各自が自分の業務に集中できる環境が整います。役割が明確であれば、業務の進捗管理や問題解決もスムーズです。

また、人員体制の確立とあわせて、キャリアパスや評価制度を整え、従業員のやる気を維持し、成長の機会を設けることも重要です。

シェアードサービス導入後に、運用状況を定期的に測定することで、どの程度成果を上げているのか可視化できます。導入前に設定した目的に対する進捗を評価し、必要に応じて戦略を見直すのも可能です。

他にも、運用しながら業務プロセスのボトルネックや非効率な部分を特定できます。業務の改善点が明確になり、プロセスの適切化が図れるため、継続的な改善が見込めます。

BPOは、企業が業務を包括的に外部へ委託することで、業務効率化とコスト削減を実現する手法です。人事や総務、経理などのバックオフィス業務や、コールセンター・ヘルプデスクといった顧客対応業務まで幅広く適用され、企業の負担を軽減します。

BPO導入により、企業はリソースをコア業務に集中でき、競争力の向上が見込めます。成功するには、明確な計画やKPI設定、効果測定が不可欠で、自社の状況に応じた最適な戦略を選ぶことが重要です。

アウトソーシングは、企業が特定の業務を外部の専門業者に委託する手法で、間接業務を効率化しつつ、コア業務に集中できる環境を整えます。専門業者のノウハウやシステムの活用によって業務の効率が高まるため、品質向上にも有効です。

また、必要なときに必要な分だけ外部委託できるため、固定費を変動費に変え、コストを削減する効果もあります。アウトソーシングを単なる業務委託とせず、戦略的に活用することで、企業は競争力を強化できます。企業の目的に合わせて最適な手法を導入し、効率的に収益性を高めていきましょう。