上司とのコミュニケーションのポイントとは？

上司とのコミュニケーションが重要な理由は、下記4点です。

・上司に相談しやすい関係性が作れる
上司とのコミュニケーションというと、報連相と呼ばれる、報告・連絡・相談が主です。報告・連絡・相談をこまめにして情報を開示しておくと、上司も安心できます。また、情報があることで上司側から積極的に話を聞いてくれるなど、相談しやすい関係性を作れる可能性が高まります。

・仕事の効率を上げられる可能性が高まる
一般的に上司は部下よりも仕事の経験があるため、アドバイスしてもらったことを着実に実行していけば、仕事の効率を上げられます。仕事の効率が上がれば、長時間労働をせずとも業績を上げられる可能性も高くなるため、一石二鳥です。

・仕事をサポートしてもらいやすくなる
上司と上手にコミュニケーションをとっていれば、情報が正しく伝わるため、必要なサポートを買って出てくれる可能性もあります。また、上司自身が動かなくても、部下たちが動きやすくなるようにツールの導入や業務フローの提案などをしてくれるなども考えられるでしょう。

・評価される人の習慣を間近で学べる
上司になっているということは、同期世代の中でも評価されるような仕事ができる人物ということです。上司ときちんとコミュニケーションをとっていれば、その習慣を間近で学べます。

上司が持つ良い習慣を身につけられれば、仕事の効率を格段に高められる可能性もあるため、大きなメリットを得られる点も見逃せないポイントです。

共通点が少ない上司とのコミュニケーションを、苦手に感じる人は少なくありません。なぜ苦手に感じるか、理由を3つに分解してみましょう。

・上司の視野を想像できていない
部下は上司として働いたことがないため、上司が見ている世界を理解することは難しいです。そのため、「なぜこのように細かく報連相をする必要があるのか」などが理解できず、積極的に報連相をしないことなどが起こります。

そうすると、上司が知りたいと感じる情報が正しく伝わらないため、上司側からあなたに話しかける機会が減り、こまめに報連相をしている同僚に比べて、上司と自分はうまくコミュニケーションがとれていないように感じるなどの現象が起こりがちです。

・世代間の感覚のずれ
上司が若ければこの問題は回避できますが、世代が離れていると共通の話題がないため、コミュニケーションが疎遠になりやすく、そこで苦手意識が生まれる可能性もあります。また、世代間で電話とメールやLINEなどコミュニケーションをとるツールが異なる、連絡の速度に対する意識が異なるなど、小さなことですが、積み重なると上司とのコミュニケーションがうまくいかず、苦手意識を持つ要因となるでしょう。

・価値観の違い
人それぞれ価値観は異なるため、価値観のすり合わせができていないと上司とのコミュニケーションを苦手に感じる可能性が高まります。例えば、仕事において重視するポイントを挙げて考えてみましょう。

人によって、自分のやりたいこと、社会貢献性、得られる対価など重視するポイントが異なります。同じようにさまざまなポイントで、上司と部下の間でも価値観は異なるはずです。

上司と自分の間ではさまざまな部分で感覚や考え方、感じ方が異なることを認識してコミュニケーションをとるようにすると、苦手意識を克服しやすくなるでしょう。

今は上司とのコミュニケーションに苦手意識を持っているけれど、本当は円滑なコミュニケーションをとりたいと考えている人のために、ポイントを紹介します。下記3つのポイントを押さえて上司と接してみると、変化を感じられるようになってくるでしょう。

・上司の視点に立って考える
先程ご説明した上司の視野を普段の会話から知るように努め、その視野に基づいてどのように報連相をすべきか、自分がどう動くと上司がやりやすいと感じてくれるかなどを考えて行動することをおすすめします。

もちろん、部下が上司の視野を想像することは難しいため、そう簡単にできることではありません。そのため、普段から「こういう難しい案件のときに、◯◯さんはどんなことを心がけていらっしゃるのですか」「私は今◯◯の案件でこのようなことに困っているのですが、◯◯さんが◯◯の案件で◯◯と務めていらしたときは、どんな工夫をして成功されたのでしょうか」などと質問し、上司の視野や考えを知るように努力してみてください。

・上司のやり方を踏襲する
上司は電話の方がコミュニケーションをとりやすそうだと感じれば、電話で報連相をするようにする、今自分が報告している頻度よりも頻繁に報告を求めていそうだと感じれば、上司がやりやすい方法を踏襲して仕事をしましょう。

上司が好む方法を知るには、他の同僚や先輩などの関わりを観察する、これまでに提案された方法を踏襲する、あるいは直接上司にやりやすい方法を聞くなどがおすすめです。

・得られるメリットを考える
上司とうまくコミュニケーションをとりたいけれど、自分の仕事のやり方を変えるのは面倒に感じるというケースもあるでしょう。そういった場合は、仕事のやり方を変えて上司と円滑にコミュニケーションが取れることによるメリットを考えてみてください。

上司のやり方に合わせてメリットを得ている人から話を聞くと、そのメリットを具体的にイメージできるようになるので、ぜひ聞いてみてください。

単に「今より細かく報連相をしなければならない」と思うと負担に感じるかもしれませんが、細かく報連相をすれば、上司から積極的にアドバイスをくれるようになります。その結果、仕事の成果が上がりやすくなったと感じ、コミュニケーション方法の変更を負担に感じにくくなるでしょう。

上司と部下が努力せずにお互いを理解しあえて、同じ価値観で行動できるということは起こりにくいです。上司と部下でなく、お客様との仕事や同僚同士の仕事であっても、他の人と仕事をするときには同様の気遣いが必要です。

相手が何を重視しているのか、どうすればこのプロジェクトが円滑に進むかなどを考えて行動する癖を身につければ、仕事を円滑に進められ、成果を上げやすくなるでしょう。この記事をきっかけに、ぜひ上司とのコミュニケーションのとり方を変えてみてください。

早ければ数日、遅くとも数ヶ月でコミュニケーション方法を変えたメリットを実感できるようになるはずです。
 

《ライタープロフィール》
高下真美 ／ ライター
新卒で人材派遣、人材紹介企業に入社し、人事・総務・営業・コーディネーターに従事。その後株式会社リクルートジョブズ（現・株式会社リクルート）に転職し、営業として8年勤務後、HR系ライターとしてフリーランスへ転身。現在は派遣・人材紹介・人事系メディアでの執筆、企業の採用ホームページの取材・執筆の他、企業の人事・営業コンサルタントとして活動中。