今さら聞けない！ お仕事でつかうメールマナー

メールはお仕事をするうえで、コミュニケーションツールの一つとして頻繁に利用されています。メールには相手の都合や時間を拘束せずに、手軽に送受信できることや、一度にたくさんの人に情報を伝えることができるなどさまざまな長所があります。しかしメールは万能なツールではありません。たとえば「相手のリアクションがわからない」「微妙なニュアンスが伝わらない」「送った相手が読んでくれたのかがわからない」などの短所もあります。
メールはとても便利なツールですが、その一方で誤解を生み出しやすい通信手段でもあります。お仕事で利用する際は、相手の置かれている状況やメールの短所や注意点を踏まえてメールマナーを守ってつかっていきましょう。

「マナー」にはあらゆるものがありますが「マナー」の基本は、お互いが気持ちよく過ごしていくためのお約束ごとです。大切なのは相手を敬う思い遣りの心です。メールにも「マナー」があります。ここでは基本的なマナーについていくつかご紹介します。普段利用されている方も是非、この機会にもう一度メールのマナーについてチェックしてみてください。

1.一通のメールにつき用件はひとつ
スムーズに用件を伝えて理解してもらいたいのであれば、一通のメールにたくさんの内容を盛り込まないこと。長いメールになればなるほど、理解しづらいメールになってしまうと思っておきましょう。

2.重要なメールや急ぎのメールは、電話でフォロー
メールはすぐに読んでもらえるとは限りません。相手に確認してもらえるまでに時間がかかることを念頭にいれて利用してください。メールが届いているか心配な場合は、メール送信後に電話でフォローするとよいでしょう。

3.メールを受け取ったらなるべく早く返信
メールを自分が送る場合はすぐに読まれないことを前提にしますが、受け取る場合は素早い返信を心がけましょう。もしメールでリクエストされたことや質問に対してすぐに答えられない場合は、メールを確認したという一言だけでもかまわないので返信しておくと、相手も安心できます。

それではメールを取引先などに出す場合を例にお話していきましょう。

1.メールアドレス
はじめに「宛先」のメールアドレスから入力します。アドレス欄はTo・Cc・Bccに分かれていますが、メールの内容を必ず確認してほしい相手はTo欄に、参考までに目を通してほしい相手はCc欄に、複数の取引先への一斉送信など、メールを受信する人同士に面識がない場合や、誰宛にメールを送ったのか知られたくない場合はBcc欄にメールアドレスを入力するとよいでしょう。
メールアドレスは、相手のものも自分のものも、表示名を会社名＋名前で編集しておくと親切です。相手の表示名には敬称をつけましょう。

2.件名
メールの内容を簡潔にわかりやすく伝えるように心がけましょう。これは忙しい相手がメールを開かなくても内容が把握できるようにするためです。

3.本文
「本文」を書く際は、はじめに宛名を書きます。宛名は会社名、部署名、担当者名（敬称つき）の順に書き、必要に応じて担当者名の前に相手の役職を入れましょう。次に「いつもお世話になっております」などの挨拶文を書いたあと、自分の会社名、名前を名乗ります。メールの文章は相手が読みやすいように、一行の文字数をおよそ全角30～35文字程度になるように心がけてください。そしてメールの最後には、結びの言葉と署名をいれてください。

前でも述べたとおり、ビジネスメールは簡潔に書くのが基本です。「簡潔」というのは相手にわかりやすく話をスムーズに伝えることができる文章のことです。気心の知れた友人に出すメールとは違い、より一層の配慮と注意が必要とされます。 お仕事でやりとりするビジネスメールには一定のルールが存在します。会社ごとに多少の違いはあるかもしれませんが、基本的なメールマナーを身につけて、臨機応変に上手にメールを活用してください。